Ein globaler Marktführer im Industriesektor sah sich mit anhaltenden Ineffizienzen in seinen Backoffice-Operationen konfrontiert, hauptsächlich aufgrund des überwältigenden Volumens eingehender Support-E-Mails. Um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben, suchte der Kunde nach einer skalierbaren, intelligenten Lösung zur Straffung des internen Kommunikationsmanagements.

Die Herausforderung

Mit über 6.000 Support-E-Mails pro Monat war das Backoffice-Team des Kunden belastet durch:

• Zeitaufwändige manuelle Spam-Erkennung.

• Wiederholte und fehleranfällige E-Mail-Klassifizierung.

• Verzögerungen bei der E-Mail-Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen.

Diese Herausforderungen erschöpften nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sondern verzögerten auch die internen Reaktionszeiten und beeinträchtigten die Servicequalität.

Umgesetzte Lösung

Beam AI setzte einen robusten, intelligenten E-Mail-Management-Agenten ein, der entwickelt wurde, um den Workflow des Kunden mittels drei kritischer Funktionen zu automatisieren:

1. Spam-Erkennung

Der AI-Agent filtert irrelevante und Spam-Kommunikationen in Echtzeit heraus und lässt nur relevante E-Mails zur nächsten Stufe zu.

2. Intelligente E-Mail-Klassifizierung

Mit natürlichem Sprachverständnis klassifiziert das System E-Mails nach Inhalt, Dringlichkeit und Absicht. Dies beseitigt das Rätselraten und die menschliche Abhängigkeit von der E-Mail-Triage.

3. Sofortige Weiterleitung

E-Mails werden in weniger als einer Minute an die richtigen internen Teams weitergeleitet, wodurch die internen Reaktionszeiten erheblich beschleunigt werden.

Ergebnisse & Geschäftseinfluss

Die Transformation lieferte messbare Verbesserungen bei den wichtigsten Leistungsindikatoren:

• 50 % Reduzierung der mit der E-Mail-Verarbeitung verbundenen manuellen Arbeit.

• <1-Minuten-Reaktionszeit, von mehreren Stunden herunter.

• Deutliche Verbesserung der Produktivität des Backoffice und der Geschwindigkeit der Servicebereitstellung.

Diese Ergebnisse unterstreichen die Fähigkeit des Systems, die Betriebskosten drastisch zu senken und gleichzeitig die Reaktionsfähigkeit zu steigern.

Zukunftsausblick

Nach dem Erfolg des AI-E-Mail-Management-Agenten untersucht der Kunde das erweiterte Agenten-Ökosystem von Beam AI für weitere digitale Transformationen:

1. Vertriebsunterstützungs-Agenten

• Automatisch ben