Ein globales IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen wollte seine internen Angebotsprozesse durch den Einsatz intelligenter Automatisierung transformieren. Mit einem komplexen Produktkatalog und häufigen internationalen Transaktionen strebte die Organisation an, die Effizienz zu steigern, die Preisgenauigkeit zu verbessern und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Die Herausforderung

Die Firma verwaltete etwa 30 Angebotsanfragen pro Tag und stieß auf mehrere operationale Engpässe:

• Komplexität der Materialcodes: Interne Ansprechpartner (POCs) hatten oft Schwierigkeiten, die richtigen Produkt- und Modellcodes korrekt zu identifizieren.

• Fehler bei der Währungsumrechnung: Die Preise mussten von Japanischen Yen in USD umgerechnet werden, aber Inkonsistenzen aufgrund von Echtzeit-Wechwährungsschwankungen führten zu Preisungenauigkeiten.

• Lücken bei der Rechnungsstellung: Auch nachdem Rechnungen erstellt wurden, waren Verzögerungen bei deren Versendung an Kunden üblich, was die Kundenkommunikation und den Cashflow störte.

Diese Ineffizienzen führten zu erhöhtem manuellen Arbeitsaufwand, verzögerten Kundenantworten und operationellem Reibungsverlust zwischen den Teams.

Implementierte Lösung

Beam AI hat einen spezialisierten Angebotserstellungsagenten eingesetzt, der dazu entwickelt wurde, den gesamten Angebotslebenszyklus intelligent zu verwalten und zu automatisieren. Die Lösung bestand aus drei Hauptkomponenten:

1. Präzise Produktidentifikation

Der KI-Agent analysiert automatisch Eingabeanfragen zur Bestimmung der richtigen Produkt- und Modellnummern, beseitigt die Abhängigkeit von manueller Kreuzverweisung und reduziert Fehler.

2. Echtzeitwährungsumrechnung

Durch die Nutzung von Live-Wechselkursdaten konvertiert der Agent nahtlos Angebotspreise von Japanischen Yen in USD und stellt sicher, dass die Preise genau und aktuell bleiben.

3. End-to-End-Angebots- und Rechnungsautomatisierung

Sobald die Daten validiert sind, generiert der Agent autonom Angebote und Rechnungen, und sendet sie sofort an Kunden, womit der Prozess ohne manuellen Eingriff abgeschlossen wird.

Ergebnisse und Geschäftsauswirkungen

Die Einführung des Agenten führte zu sofortigen und messbaren Verbesserungen:

• 10% Anstieg in der Genauigkeit der Produktidentifikation.

• 7% Verbesserung bei der Angebotspräzision und -korrektheit.

• Bemerkenswerte Reduktion von Verzögerungen bei der Rechnungsstellung und Kundenkommunikation.

Die Automatisierung verbesserte nicht nur die Datenqualität, sondern entlastete auch interne Teams von repetitiven Aufgaben, sodass sie sich auf wertvollere Tätigkeiten konzentrieren konnten.

Zukunftsausblick

Der Erfolg dieser Implementierung hat das Unternehmen dazu bewogen, weitere Automatisierungswege zu erkunden, darunter:

• Die Erweiterung des bestehenden Agenten mit neuen Funktionen (z. B. mehrsprachige Unterstützung, kundenspezifische Preismodelle).

• Die Ausweitung der KI-Automatisierung auf andere Geschäftsbereiche wie Kundensupport, Beschaffung und Berichterstattung.

Mit intelligenten Agenten, die die Schwerarbeit übernehmen, ist das Unternehmen in der Lage, schnelleren und zuverlässigeren Service zu bieten, während es mit minimalem zusätzlichem Aufwand skalieren kann.