Ein globales IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen strebte an, seine internen Angebotsprozesse durch die Implementierung intelligenter Automatisierung zu transformieren. Mit einem komplexen Produktkatalog und häufigen internationalen Transaktionen zielte die Organisation darauf ab, die Effizienz zu steigern, die Preisgenauigkeit zu verbessern und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Die Herausforderung

Das Unternehmen bearbeitete täglich etwa 30 Angebotsanfragen und stieß auf mehrere operative Engpässe:

• Komplexität der Materialcodes: Interne Ansprechpartner (POCs) hatten oft Schwierigkeiten, die richtigen Produkt- und Modellcodes genau zu identifizieren.

• Fehler bei der Währungsumrechnung: Preise mussten vom japanischen Yen in USD umgerechnet werden, aber Inkonsistenzen aufgrund von Echtzeitschwankungen der Wechselkurse führten zu Preisungenauigkeiten.

• Lücken bei der Rechnungsstellung: Selbst nach der Erstellung von Rechnungen war die Verzögerung beim Versenden an Kunden häufig, was die Kundenkommunikation und den Cashflow störte.

Diese Ineffizienzen führten zu erhöhtem manuellen Arbeitsaufwand, verzögerten Kundenreaktionen und betrieblicher Reibung zwischen den Teams.

Die implementierte Lösung

Beam AI implementierte einen spezialisierten Angebotserstellungs-Agenten, der entworfen wurde, um den gesamten Angebotsprozess intelligent zu verwalten und zu automatisieren. Die Lösung bestand aus drei Hauptkomponenten:

1. Präzise Produktidentifikation

Der KI-Agent analysiert automatisch Eingabeanfragen, um die korrekten Produkt- und Modellnummern zu bestimmen, wodurch die Abhängigkeit von manuellen Abgleiche entfällt und Fehler reduziert werden.

2. Echtzeit-Währungsumrechnung

Durch Nutzung von Live-Wechselkurse konvertiert der Agent nahtlos Angebots-Preise vom japanischen Yen in USD und stellt sicher, dass die Preisgestaltung genau und aktuell bleibt.

3. End-to-End-Automatisierung von Angeboten und Rechnungen

Sobald die Daten validiert sind, erstellt der Agent automatisch Angebote und Rechnungen, versendet sie sofort an die Kunden und schließt den Prozess ohne manuelle Eingriffe ab.

Ergebnisse und Geschäftsauswirkungen

Die Einführung des Agenten führte zu sofortigen und messbaren Verbesserungen:

• 10% Erhöhung der Genauigkeit bei der Produktidentifikation.

• 7% Verbesserung der Präzision und Richtigkeit von Angeboten.

• Deutliche Reduzierung von Verzögerungen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und der Kundenkommunikation.

Die Automatisierung verbesserte nicht nur die Datengenauigkeit, sondern entlastete auch interne Teams von sich wiederholenden Aufgaben, sodass sie sich auf wertvollere Aktivitäten konzentrieren können.

Ausblick

Der Erfolg dieser Implementierung hat die Organisation dazu veranlasst, weitere Automatisierungswege zu erkunden, einschließlich:

• Erweiterung des bestehenden Agenten um neue Funktionen (z.B. mehrsprachige Unterstützung, kundenspezifische Preismodelle).

• Erweiterung der KI-Automatisierung auf andere Geschäftsbereiche wie Kundensupport, Beschaffung und Berichterstattung.

Mit intelligenten Agenten, die die Schwerstarbeit übernehmen, ist das Unternehmen in der Lage, schnelleren und zuverlässigeren Service zu bieten und dabei mit minimalem Mehraufwand zu skalieren.