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Agentische Workflows
Lieferantenüberprüfung
Vendor Verification nutzt Agenten, um Eingaben zu validieren, Schritte auszuführen, Ausnahmen zur menschlichen Überprüfung zu eskalieren und Ergebnisse in Systemen zu erfassen.
Der Workflow zur Lieferantenüberprüfung automatisiert den Verifizierungsprozess von Anbietern. Dabei setzen wir auf AI Agents, um Nachweise zu validieren, Compliance-Berichte zu prüfen und die Onboarding-Aktivitäten zu verwalten. Dies stellt sicher, dass die Lieferantendaten stets korrekt und aktuell bleiben, wodurch Risiken minimiert und verlässliche Partnerschaften gefördert werden.
Durch den Einsatz von Agentic Process Automation können Unternehmen die Onboarding-Geschwindigkeit erhöhen, die Einhaltung interner Richtlinien gewährleisten und den manuellen Aufwand minimieren. Dieser Workflow ist besonders wertvoll für Branchen wie den Einkauf, die Fertigung und die Logistik, in denen Vertrauen und Compliance der Schlüssel zu erfolgreichen Geschäftsabläufen sind.
Eine gründliche Lieferantenüberprüfung ist entscheidend, um Compliance sicherzustellen und starke Partnerschaften aufzubauen. Die Automatisierung dieses Workflows ermöglicht es Unternehmen, Lieferanteninformationen effektiv und effizient zu validieren.
Hier sind einige Anwendungsfälle, in denen dieser Workflow eingesetzt werden kann:
Die Lieferantenüberprüfung wird als ein abgegrenzter Compliance- und Risikoprozess verwaltet. Sie beginnt mit einer genehmigten Anfrage und endet erst, nachdem das Ergebnis, der Status, Ausnahmen und die erforderlichen Folgemaßnahmen vom zuständigen rechtlich Verantwortlichen erfasst wurden.
Trigger
Die Vendor-Verifizierung beginnt, sobald der rechtliche Eigentümer eine qualifizierende Anfrage oder einen entsprechenden Datensatz erhält. Sie wird fortgesetzt, sobald die Daten und der Zugriff, die für die Erfassung von Anbieter-Referenzen und Compliance-Dokumenten aus der Datenbank erforderlich sind, zur Verfügung stehen.
Wie es funktioniert
Eingaben und angebundene Systeme
Zu den erforderlichen Eingaben gehören die ursprüngliche Anfrage oder der Datensatz, die benötigten Felder und Dokumente zur Erfassung von Lieferantennachweisen und Compliance-Dokumenten aus der Datenbank, Referenzdaten für die spätere Validierung sowie ein genehmigter Zugriff auf jedes Zielsystem.
Menschliche Entscheidungen und Ausnahmen
Der rechtliche Eigentümer überprüft fehlende Informationen, Richtlinienausnahmen, Ergebnisse mit geringer Konfidenz und Maßnahmen, die das endgültige Compliance- und Risikoergebnis verändern. Freigegebene Fälle werden fortgesetzt; abgelehnte Fälle werden zur Korrektur oder manuellen Bearbeitung zurückgewiesen.
Kontroll- und Revisionsaspekte
Die Lieferantenüberprüfung sollte auf dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe, der Validierung von Pflichtfeldern, prüffähigen Entscheidungs- und Schreibprotokollen sowie einer Abbruchbedingung basieren, wenn Daten fehlen oder das Vertrauensniveau unter dem genehmigten Schwellenwert liegt. Der Prozesseigentümer definiert vor der Veröffentlichung Regeln für Wiederholungsversuche, Eskalationen, Datenschutz und Rollbacks.
Ergebnisse und Abbruchkriterien
Der Workflow endet nach der final freigegebenen Aktion: Relevante Teams benachrichtigen. Er schreibt das validierte Ergebnis in das freigegebene führende System (System of Record), protokolliert das Ergebnis und benachrichtigt den verantwortlichen Zuständigen, wenn Folgemaßnahmen erforderlich sind.
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