Automatisierung des Kontaktmanagements über 5 Systeme mit Agentic AI
Automatisierung des Kontaktmanagements über 5 Systeme mit Agentic AI
3 Min. Lesezeit
Ein führendes Unternehmen für Marketingautomatisierung, das monatlich tausende von Kampagnen in den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen und Bildung betreut, sah sich mit erheblichen betrieblichen Reibungen aufgrund fragmentierter Kontaktaktualisierungsprozesse konfrontiert. Diese Änderungen wurden per E-Mail initiiert und mussten manuell über mehrere Systeme hinweg, darunter Odoo, TAPClicks, TCC und Gmail, ausgeführt werden.
Um dieses Problem zu lösen, arbeitete das Unternehmen mit Beam AI zusammen, um eine zweckmäßige agentische Lösung einzusetzen, die Kontaktaktualisierungen über alle Plattformen hinweg lesen, klassifizieren und ausführen konnte, ohne menschliches Zutun.
Die Herausforderung
Die Verwaltung von Kontaktaktualisierungen über verschiedene Abteilungen und Systeme war:
Zeitaufwendig: Schon eine einzige Anfrage umfasste 10–15 Schritte über Tools wie Gmail, Odoo und TAPClicks.
Fehleranfällig: Manuelle Eingaben führten häufig zu Inkonsistenzen bei den Kontaktdaten in den Systemen.
Schwer zu skalieren: Mit 50–100 solcher Updates pro Woche waren die manuellen Workflows nicht nachhaltig.
Die Beam AI Lösung: Contact Agent Processor (CAP)
Beam setzte einen intelligenten Agenten namens Contact Agent Processor (CAP) ein, einen vollautonomen KI-Agenten, der entwickelt wurde, um Kontaktaktualisierungen von E-Mail bis zur Ausführung über fünf Plattformen zu orchestrieren.
CAP Workflow Highlights
Schritt | System | Aktion |
1. | Gmail | Wird ausgelöst bei neuer Mail, die an |
2. | GPT Tool | Klassifiziert Update als Hinzufügen, Entfernen oder Ändern. Extrahiert: Name, Funktion, Jobtitel, E-Mail, Telefon. |
3. | Odoo | Reicht ein neues Kontaktaktualisierungsprojekt ein, füllt strukturierte Projekt-/Aufgabenformulare aus, weist Teammitglied zu und aktualisiert Kundenkontaktangaben. |
4. | TAPClicks | Aktualisiert Empfängerliste in aktiven wöchentlichen/monatlichen Berichtsplänen. |
5. | TCC | Ändert Leadzusammenfassungen und Benachrichtigungs-E-Mails in den Unternehmenseinstellungen und Spotlight Live Chat. |
6. | Gmail | Sendet Bestätigungsantwort an den Anforderer, nachdem alle Updates erfolgreich abgeschlossen sind. |
⚙️ Erstellt mit Beam’s AgentOS-Stack mit Unterstützung für Trigger, Tools, Integrationen und Steuerung der Grafiklogik.
Unterstützende Agenten-Infrastruktur
Jeder Pfeil stellt eine automatisierte Entscheidung, Transformation oder Integration dar, die vom CAP-Agenten verwaltet wird.
Systemintegration Übersicht
System | Berührte Module | Durchgeführte Aktionen |
|---|---|---|
Odoo | Projekte, Aufgaben, Kunde | Erstellt Aktualisierungsaufgaben, fügt Kontakte hinzu/ändert/löscht Kontakte |
TAPClicks | Berichtsplaner | Bearbeitet Empfänger für aktive Kundenberichte |
TCC | Unternehmenseinstellungen | Fügt E-Mail-Felder für Lead-Zusammenfassungen und Benachrichtigungen hinzu/entfernt/ändert |
Gmail (über Gmelius) | Posteingang, Labels | Automatisches Labeling, Antworten und Aufgabenerstellung |
AgentOS | Tools, Grafik, Speicher | Steuert schrittweise Ausführung und Speicher von vorherigen Updates |
Leistungskennzahlen
KPI | Vor Beam | Nach Beam |
|---|---|---|
Kontaktaktualisierungszeit | 25–30 Min. | <2 Min. |
E-Mail-Antwortzeit | 6+ Stunden | <30 Sek. |
Update-Konsistenz | ~78% | 99,5% |
Manuelle Beteiligung | 100% | <5% |
Wöchentliche Update-Kapazität | 40–60 Anfragen | 250+ autark bearbeitet |
Beispiel Agenten-Ausgaben
Eingabe | Ausgabe |
|---|---|
E-Mail: "Bitte fügen Sie Jane Doe als Marketingkontakt für die ACME Group hinzu." | Jane Doe wurde zu Odoo, TAPClicks, TCC mit E-Mail & Funktion hinzugefügt; Bestätigung gesendet. |
E-Mail: "Sam Green von den wöchentlichen Berichten entfernen." | Sam Green wurde aus den TAPClicks & TCC Benachrichtigungspaneelen entfernt. |
Ergebnisse & Auswirkungen
85–90% aller Kontakt-Workflows jetzt voll automatisiert
<2-Minuten End-to-End-Aufgabenlösung
Reduzierte SLA-Verletzungen aufgrund verpasster Aktualisierungen
Null Touch Eskalation bei komplexen Aktualisierungen (selten)
Ausblick
Der Kunde plant, das agentische Framework von Beam AI zu erweitern, um:
Das Lead-Routing basierend auf Jobtitel und Abteilung zu automatisieren
Kontaktabsprungraten zu überwachen und automatische Entfernung einzuleiten
Analysereports über Muster bei Kontaktaktualisierungen zu generieren
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie der Contact Agent Processor (CAP)-Agent von Beam AI die internen Workflows bei einem schnelllebigen Martech-Unternehmen erheblich verbesserte. Durch die Automatisierung von Multi-System-Aktualisierungen basierend auf natürlicher Sprache in E-Mails eliminierte Beam Betriebsverzögerungen und reduzierte die kognitive Belastung für das Kundenserviceteam.
Das Ergebnis: eine skalierbare, reibungslose Kontaktverwaltungsschicht, die im Hintergrund leise läuft und menschlichen Teams ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Ein führendes Unternehmen für Marketingautomatisierung, das monatlich tausende von Kampagnen in den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen und Bildung betreut, sah sich mit erheblichen betrieblichen Reibungen aufgrund fragmentierter Kontaktaktualisierungsprozesse konfrontiert. Diese Änderungen wurden per E-Mail initiiert und mussten manuell über mehrere Systeme hinweg, darunter Odoo, TAPClicks, TCC und Gmail, ausgeführt werden.
Um dieses Problem zu lösen, arbeitete das Unternehmen mit Beam AI zusammen, um eine zweckmäßige agentische Lösung einzusetzen, die Kontaktaktualisierungen über alle Plattformen hinweg lesen, klassifizieren und ausführen konnte, ohne menschliches Zutun.
Die Herausforderung
Die Verwaltung von Kontaktaktualisierungen über verschiedene Abteilungen und Systeme war:
Zeitaufwendig: Schon eine einzige Anfrage umfasste 10–15 Schritte über Tools wie Gmail, Odoo und TAPClicks.
Fehleranfällig: Manuelle Eingaben führten häufig zu Inkonsistenzen bei den Kontaktdaten in den Systemen.
Schwer zu skalieren: Mit 50–100 solcher Updates pro Woche waren die manuellen Workflows nicht nachhaltig.
Die Beam AI Lösung: Contact Agent Processor (CAP)
Beam setzte einen intelligenten Agenten namens Contact Agent Processor (CAP) ein, einen vollautonomen KI-Agenten, der entwickelt wurde, um Kontaktaktualisierungen von E-Mail bis zur Ausführung über fünf Plattformen zu orchestrieren.
CAP Workflow Highlights
Schritt | System | Aktion |
1. | Gmail | Wird ausgelöst bei neuer Mail, die an |
2. | GPT Tool | Klassifiziert Update als Hinzufügen, Entfernen oder Ändern. Extrahiert: Name, Funktion, Jobtitel, E-Mail, Telefon. |
3. | Odoo | Reicht ein neues Kontaktaktualisierungsprojekt ein, füllt strukturierte Projekt-/Aufgabenformulare aus, weist Teammitglied zu und aktualisiert Kundenkontaktangaben. |
4. | TAPClicks | Aktualisiert Empfängerliste in aktiven wöchentlichen/monatlichen Berichtsplänen. |
5. | TCC | Ändert Leadzusammenfassungen und Benachrichtigungs-E-Mails in den Unternehmenseinstellungen und Spotlight Live Chat. |
6. | Gmail | Sendet Bestätigungsantwort an den Anforderer, nachdem alle Updates erfolgreich abgeschlossen sind. |
⚙️ Erstellt mit Beam’s AgentOS-Stack mit Unterstützung für Trigger, Tools, Integrationen und Steuerung der Grafiklogik.
Unterstützende Agenten-Infrastruktur
Jeder Pfeil stellt eine automatisierte Entscheidung, Transformation oder Integration dar, die vom CAP-Agenten verwaltet wird.
Systemintegration Übersicht
System | Berührte Module | Durchgeführte Aktionen |
|---|---|---|
Odoo | Projekte, Aufgaben, Kunde | Erstellt Aktualisierungsaufgaben, fügt Kontakte hinzu/ändert/löscht Kontakte |
TAPClicks | Berichtsplaner | Bearbeitet Empfänger für aktive Kundenberichte |
TCC | Unternehmenseinstellungen | Fügt E-Mail-Felder für Lead-Zusammenfassungen und Benachrichtigungen hinzu/entfernt/ändert |
Gmail (über Gmelius) | Posteingang, Labels | Automatisches Labeling, Antworten und Aufgabenerstellung |
AgentOS | Tools, Grafik, Speicher | Steuert schrittweise Ausführung und Speicher von vorherigen Updates |
Leistungskennzahlen
KPI | Vor Beam | Nach Beam |
|---|---|---|
Kontaktaktualisierungszeit | 25–30 Min. | <2 Min. |
E-Mail-Antwortzeit | 6+ Stunden | <30 Sek. |
Update-Konsistenz | ~78% | 99,5% |
Manuelle Beteiligung | 100% | <5% |
Wöchentliche Update-Kapazität | 40–60 Anfragen | 250+ autark bearbeitet |
Beispiel Agenten-Ausgaben
Eingabe | Ausgabe |
|---|---|
E-Mail: "Bitte fügen Sie Jane Doe als Marketingkontakt für die ACME Group hinzu." | Jane Doe wurde zu Odoo, TAPClicks, TCC mit E-Mail & Funktion hinzugefügt; Bestätigung gesendet. |
E-Mail: "Sam Green von den wöchentlichen Berichten entfernen." | Sam Green wurde aus den TAPClicks & TCC Benachrichtigungspaneelen entfernt. |
Ergebnisse & Auswirkungen
85–90% aller Kontakt-Workflows jetzt voll automatisiert
<2-Minuten End-to-End-Aufgabenlösung
Reduzierte SLA-Verletzungen aufgrund verpasster Aktualisierungen
Null Touch Eskalation bei komplexen Aktualisierungen (selten)
Ausblick
Der Kunde plant, das agentische Framework von Beam AI zu erweitern, um:
Das Lead-Routing basierend auf Jobtitel und Abteilung zu automatisieren
Kontaktabsprungraten zu überwachen und automatische Entfernung einzuleiten
Analysereports über Muster bei Kontaktaktualisierungen zu generieren
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie der Contact Agent Processor (CAP)-Agent von Beam AI die internen Workflows bei einem schnelllebigen Martech-Unternehmen erheblich verbesserte. Durch die Automatisierung von Multi-System-Aktualisierungen basierend auf natürlicher Sprache in E-Mails eliminierte Beam Betriebsverzögerungen und reduzierte die kognitive Belastung für das Kundenserviceteam.
Das Ergebnis: eine skalierbare, reibungslose Kontaktverwaltungsschicht, die im Hintergrund leise läuft und menschlichen Teams ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Ein führendes Unternehmen für Marketingautomatisierung, das monatlich tausende von Kampagnen in den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen und Bildung betreut, sah sich mit erheblichen betrieblichen Reibungen aufgrund fragmentierter Kontaktaktualisierungsprozesse konfrontiert. Diese Änderungen wurden per E-Mail initiiert und mussten manuell über mehrere Systeme hinweg, darunter Odoo, TAPClicks, TCC und Gmail, ausgeführt werden.
Um dieses Problem zu lösen, arbeitete das Unternehmen mit Beam AI zusammen, um eine zweckmäßige agentische Lösung einzusetzen, die Kontaktaktualisierungen über alle Plattformen hinweg lesen, klassifizieren und ausführen konnte, ohne menschliches Zutun.
Die Herausforderung
Die Verwaltung von Kontaktaktualisierungen über verschiedene Abteilungen und Systeme war:
Zeitaufwendig: Schon eine einzige Anfrage umfasste 10–15 Schritte über Tools wie Gmail, Odoo und TAPClicks.
Fehleranfällig: Manuelle Eingaben führten häufig zu Inkonsistenzen bei den Kontaktdaten in den Systemen.
Schwer zu skalieren: Mit 50–100 solcher Updates pro Woche waren die manuellen Workflows nicht nachhaltig.
Die Beam AI Lösung: Contact Agent Processor (CAP)
Beam setzte einen intelligenten Agenten namens Contact Agent Processor (CAP) ein, einen vollautonomen KI-Agenten, der entwickelt wurde, um Kontaktaktualisierungen von E-Mail bis zur Ausführung über fünf Plattformen zu orchestrieren.
CAP Workflow Highlights
Schritt | System | Aktion |
1. | Gmail | Wird ausgelöst bei neuer Mail, die an |
2. | GPT Tool | Klassifiziert Update als Hinzufügen, Entfernen oder Ändern. Extrahiert: Name, Funktion, Jobtitel, E-Mail, Telefon. |
3. | Odoo | Reicht ein neues Kontaktaktualisierungsprojekt ein, füllt strukturierte Projekt-/Aufgabenformulare aus, weist Teammitglied zu und aktualisiert Kundenkontaktangaben. |
4. | TAPClicks | Aktualisiert Empfängerliste in aktiven wöchentlichen/monatlichen Berichtsplänen. |
5. | TCC | Ändert Leadzusammenfassungen und Benachrichtigungs-E-Mails in den Unternehmenseinstellungen und Spotlight Live Chat. |
6. | Gmail | Sendet Bestätigungsantwort an den Anforderer, nachdem alle Updates erfolgreich abgeschlossen sind. |
⚙️ Erstellt mit Beam’s AgentOS-Stack mit Unterstützung für Trigger, Tools, Integrationen und Steuerung der Grafiklogik.
Unterstützende Agenten-Infrastruktur
Jeder Pfeil stellt eine automatisierte Entscheidung, Transformation oder Integration dar, die vom CAP-Agenten verwaltet wird.
Systemintegration Übersicht
System | Berührte Module | Durchgeführte Aktionen |
|---|---|---|
Odoo | Projekte, Aufgaben, Kunde | Erstellt Aktualisierungsaufgaben, fügt Kontakte hinzu/ändert/löscht Kontakte |
TAPClicks | Berichtsplaner | Bearbeitet Empfänger für aktive Kundenberichte |
TCC | Unternehmenseinstellungen | Fügt E-Mail-Felder für Lead-Zusammenfassungen und Benachrichtigungen hinzu/entfernt/ändert |
Gmail (über Gmelius) | Posteingang, Labels | Automatisches Labeling, Antworten und Aufgabenerstellung |
AgentOS | Tools, Grafik, Speicher | Steuert schrittweise Ausführung und Speicher von vorherigen Updates |
Leistungskennzahlen
KPI | Vor Beam | Nach Beam |
|---|---|---|
Kontaktaktualisierungszeit | 25–30 Min. | <2 Min. |
E-Mail-Antwortzeit | 6+ Stunden | <30 Sek. |
Update-Konsistenz | ~78% | 99,5% |
Manuelle Beteiligung | 100% | <5% |
Wöchentliche Update-Kapazität | 40–60 Anfragen | 250+ autark bearbeitet |
Beispiel Agenten-Ausgaben
Eingabe | Ausgabe |
|---|---|
E-Mail: "Bitte fügen Sie Jane Doe als Marketingkontakt für die ACME Group hinzu." | Jane Doe wurde zu Odoo, TAPClicks, TCC mit E-Mail & Funktion hinzugefügt; Bestätigung gesendet. |
E-Mail: "Sam Green von den wöchentlichen Berichten entfernen." | Sam Green wurde aus den TAPClicks & TCC Benachrichtigungspaneelen entfernt. |
Ergebnisse & Auswirkungen
85–90% aller Kontakt-Workflows jetzt voll automatisiert
<2-Minuten End-to-End-Aufgabenlösung
Reduzierte SLA-Verletzungen aufgrund verpasster Aktualisierungen
Null Touch Eskalation bei komplexen Aktualisierungen (selten)
Ausblick
Der Kunde plant, das agentische Framework von Beam AI zu erweitern, um:
Das Lead-Routing basierend auf Jobtitel und Abteilung zu automatisieren
Kontaktabsprungraten zu überwachen und automatische Entfernung einzuleiten
Analysereports über Muster bei Kontaktaktualisierungen zu generieren
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie der Contact Agent Processor (CAP)-Agent von Beam AI die internen Workflows bei einem schnelllebigen Martech-Unternehmen erheblich verbesserte. Durch die Automatisierung von Multi-System-Aktualisierungen basierend auf natürlicher Sprache in E-Mails eliminierte Beam Betriebsverzögerungen und reduzierte die kognitive Belastung für das Kundenserviceteam.
Das Ergebnis: eine skalierbare, reibungslose Kontaktverwaltungsschicht, die im Hintergrund leise läuft und menschlichen Teams ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
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