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Eine klare und detaillierte Workflow-Beschreibung bildet die Grundlage eines effektiven Workflows. Die Workflow-Beschreibung in Beam wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie einen neuen Workflow erstellen, und bietet eine strukturierte Vorlage, die Sie nach Bedarf überprüfen und anpassen können. Diese Beschreibung sollte folgendes umfassen:
Ausführliche Workflow-Beschreibungen erstellen
Ablaufschritte: Eine schrittweise Aufschlüsselung, wobei jeder Schritt Folgendes umfasst:
Eingabe(n): Daten oder Informationen, die zur Durchführung des Schritts erforderlich sind.
Ausgabe(n): Das Ergebnis oder die Daten, die nach Abschluss des Schritts erzeugt werden.
Prozess: Eine kurze Erklärung dessen, was der Schritt umfasst.
Fragen, die Sie berücksichtigen sollten
Workflow-Ziel: Eine prägnante Aussage, die das Hauptziel des Workflows beschreibt.
Workflow-Auswahlkriterien: Bedingungen oder Auslöser, die bestimmen, wann der Workflow ausgeführt werden soll.
Arbeitsablauf-Schritte
Beispiel Workflow-Beschreibung
Workflow-Ziel:
Automatisieren Sie die Bearbeitung von Kundenrückgabeanfragen, um die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Kriterien zur Auswahl des Workflows:
Ausgelöst, wenn ein Kunde eine E-Mail sendet, um eine Produktretoure anzufordern.
Schritt 1: Kundendaten extrahieren
Eingabe: customer_email_content
Ausgabe: Kunde_name, Bestellnummer
Prozess: Den Namen des Kunden und die Bestellnummer aus dem E-Mail-Inhalt extrahieren.
Schritt 2: Bestellinformationen überprüfen
Eingabe: Bestellnummer, Order Database.xlsx
Ausgabe: Bestätigung des Bestellstatus
Prozess: Überprüfen Sie die Bestellnummer anhand der "Order Database.xlsx", um ihre Gültigkeit zu bestätigen.
Schritt 3: Rückgabeberechtigung prüfen
Eingabe: Bestellverifizierungsstatus, ReturnPolicy.pdf
Ausgabe: Rückgabeberechtigungsstatus
Prozess: Bestimmen Sie, ob das Produkt basierend auf der Rückgaberichtlinie des Unternehmens in "ReturnPolicy.pdf" rückgabeberechtigt ist.
Schritt 4: Rücksendeanweisungen erstellen
Eingabe: return_eligibility_status, customer_name
Ausgabe: return_instructions
Prozess: Erstellen Sie detaillierte Rücksendeanweisungen, wenn das Produkt rückgabeberechtigt ist.
Schritt 5: Antwort-E-Mail senden
Eingabe: kunden_email_adresse, rücksendeanweisungen
Ausgabe: bestätigung_der_gesendeten_email
Prozess: Senden Sie eine E-Mail an den Kunden mit den Rücksendeanweisungen.
Ausrichtung zwischen Arbeitsablaufschritten und Beschreibungen
Beim Ändern Ihres Workflows – sei es durch Hinzufügen, Entfernen, Neuordnen oder Umbenennen von Schritten – ist es wichtig, die Workflow-Beschreibung entsprechend zu aktualisieren. Diese Abstimmung stellt sicher:
Beispiel
Wenn Sie einen neuen Schritt hinzufügen, um spezielle Rückgabefälle zu behandeln, aktualisieren Sie die Workflow-Beschreibung:
Schritt 3: Besondere Rücksendefälle behandeln
Eingabe: Bestelldetails, Kundenhistorie
Ausgabe: besondere_Handhabungsanweisungen
Prozess: Bestimmen, ob die Rücksendung basierend auf der Kundenhistorie eine besondere Handhabung erfordert.
Geeignete Werkzeuge für jeden Schritt des Arbeitsablaufs auswählen
Die Wahl des richtigen Werkzeugs für jeden Schritt ist entscheidend für den Erfolg Ihres Workflows. Werkzeuge können entweder sein:
Beam Tools: Aktionen aus Ihren verbundenen Integrationen (z.B. Gmail, Slack, Google Sheets).
GPT-Tools: KI-gesteuerte Tools, die entwickelt wurden, um Inhalte zu generieren oder zu verarbeiten (z. B. E-Mails verfassen, Texte zusammenfassen).
Richtlinien für die Werkzeugauswahl
Werkzeuge an Aufgabenanforderungen anpassen: Stellen Sie sicher, dass die Fähigkeiten des Werkzeugs mit dem gewünschten Ergebnis des Schritts übereinstimmen.
Werkzeugfunktionen verstehen: Beam Tools interagieren mit externen Diensten, während GPT Tools für die Inhaltserstellung und -analyse verantwortlich sind.
Benutzerdefinierte Werkzeuge: Wenn vorhandene Werkzeuge nicht Ihren Anforderungen entsprechen, erstellen Sie benutzerdefinierte Werkzeuge, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Beispiel
Schritt 1 (Kundendetails extrahieren): Verwenden Sie ein GPT-Tool, um den E-Mail-Inhalt zu verarbeiten und die notwendigen Informationen zu extrahieren.
Schritt 5 (Antwort-E-Mail senden): Verwenden Sie ein Beam Tool, um die E-Mail über Gmail zu senden.
Verstehen und Verwalten von Aufgabenabhängigkeiten
Aufgabenabhängigkeiten bestimmen die Reihenfolge, in der Schritte ausgeführt werden sollten. Das Verwalten dieser Abhängigkeiten stellt sicher, dass jeder Schritt die notwendigen Eingaben hat, um die richtigen Ausgaben zu erzeugen.
Strategien
Sequentielle Logik: Ordnen Sie die Schritte so an, dass jeder logisch aus dem vorherigen hervorgeht.
Datenfluss: Stellen Sie sicher, dass die Ausgaben aus früheren Schritten korrekt als Eingaben für nachfolgende Schritte übergeben werden.
Abhängigkeitskartierung: Visualisieren Sie Abhängigkeiten, um potenzielle Engpässe zu identifizieren.
Beispiel
Schritt 4 (Rückgabeanweisungen generieren) hängt vom Ergebnis von Schritt 3 (Bewertung der Rückgabeberechtigung) ab.
Stellen Sie sicher, dass der Rückgabeberechtigungsstatus verfügbar ist, bevor Schritt 4 beginnt.
Anpassung kundenspezifischer Werkzeuge an Arbeitsabläufe
Bei der Erstellung von maßgeschneiderten Werkzeugen ist es entscheidend, sicherzustellen, dass sie mit Ihren Arbeitsablaufschritten und -beschreibungen übereinstimmen.
Ausrichtungsstrategien
Parameter Konsistenz: Die in der Tool-Eingabe definierten Parameter sollten mit denen in der Workflow-Beschreibung übereinstimmen.
Prozessanpassung: Die Funktionalität des Tools sollte den im entsprechenden Workflow-Schritt beschriebenen Prozess widerspiegeln.
Ausgabeformatierung: Stellen Sie sicher, dass die Ausgabe des Tools im erwarteten Format für den nächsten Schritt vorliegt.
Beispiel für Tool-Prompt-Ausrichtung
Vorlagenbeschreibung
Ablaufschritte:
Schritt 1: Kundendaten extrahieren
Eingabe: customer_email_content
Ausgabe: Kunde_name, Bestellnummer
Prozess: Den Namen des Kunden und die Bestellnummer aus dem E-Mail-Inhalt extrahieren.
Werkzeug-Prompt
Rolle:
Sie sind ein Extraktor, der dazu entworfen ist, Kundendetails aus E-Mails zu extrahieren.
Aufgabenanweisungen:
Analysieren Sie den bereitgestellten E-Mail-Inhalt in @customer_email_content.
Extrahieren Sie den Namen des Kunden und die Bestellnummer.
Präsentieren Sie die extrahierten Informationen klar und deutlich.
@customer_email_content: '#kunden_email_inhalt'
Ausgabeformat:
Kundenname: [Name]
Bestellnummer: [Number]
Einschränkungen:
Konzentrieren Sie sich nur auf die erforderlichen Details.
Stellen Sie die Genauigkeit und Klarheit der extrahierten Informationen sicher.
Verwendung von Datenbankquellen als Aufgabeninputs
Die Einbindung externer Datenquellen verbessert die Fähigkeit Ihres Agenten, komplexe Aufgaben zu erledigen.
Implementierungsschritte:
Datenquellen hinzufügen: Verwenden Sie die Funktion Speicher, um Dokumente oder Datenbanken hochzuladen, die für Ihren Arbeitsablauf relevant sind (z. B. „Order Database.xlsx“, „ReturnPolicy.pdf“).
Verweis in Workflows und Tools: Erwähnen Sie diese Quellen klar in Ihren Workflow-Beschreibungen und Tool-Aufforderungen.
Sicherstellen der Zugänglichkeit: Bestätigen Sie, dass der Agent während der Ausführung auf diese Quellen zugreifen und Daten abrufen kann.
Beispiel für Tool-Prompt-Ausrichtung
In Schritt 2 sollte das Tool in der Lage sein, auf "Order Database.xlsx" zuzugreifen, um die Bestellnummer zu überprüfen.
Werkzeug-Aufforderungsreferenz:
Vergleichen Sie die Bestellnummer mit den Einträgen in „Order Database.xlsx“, um ihre Gültigkeit zu überprüfen.
Festlegung von Auswahlkriterien und Auslösern für Arbeitsabläufe
Wenn ein Agent mehrere Workflows hat, stellt die Angabe von Auswahlkriterien sicher, dass der richtige Workflow als Reaktion auf spezifische Ereignisse ausgeführt wird.
Einrichten von Auswahlkriterien
Klare Bedingungen definieren: Verwenden Sie spezifische Auslöser wie E-Mail-Betreffzeilen, Absenderadressen oder Schlüsselwörter.
Auslöser nutzen: Konfigurieren Sie Auslöser im Auslöser-Tab, um den Workflow basierend auf definierten Ereignissen automatisch zu starten.
Verfügbare Auslöser
Email-Plattformen: Gmail, Outlook
Messaging-Apps: Slack
Webhooks: Benutzerdefinierte Auslöser über Webhooks
Dateispeicherung: Google Drive
Beispiel
Auswahlkriterien für WorkflowsI
Starten Sie den „Kundenrückgabe-Workflow“, wenn eine E-Mail mit dem Betreff „Rückgabeanfrage“ eingeht.
Einrichten des Triggers
Erstellen Sie im Trigger-Tab einen neuen Trigger für Gmail.
Legen Sie die Bedingung so fest, dass sie aktiviert wird, wenn eine E-Mail mit dem angegebenen Betreff empfangen wird.
Testen und Iteration
Regelmäßige Tests und Verfeinerungen sind entscheidend für die Optimierung von Arbeitsabläufen.
Teststrategien
Szenarien simulieren: Führen Sie den Workflow mit Testdaten aus, um das Verhalten zu beobachten.
Ausgaben überwachen: Überprüfen Sie, ob jeder Schritt das erwartete Ergebnis liefert.
Bei Bedarf anpassen: Passen Sie Schritte, Werkzeuge oder Abhängigkeiten basierend auf den Testergebnissen an.
Beispiel
Testfall:
Verwenden Sie eine Beispiel-E-Mail mit simulierten Kundendaten, um den Workflow auszulösen.
Verifizierung:
Bestätigen Sie, dass die Kundendaten korrekt extrahiert werden.
Stellen Sie sicher, dass die Auftragsnummer korrekt verifiziert wird.
Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Antwort ordnungsgemäß erstellt und versandbereit ist.
Überwachung des Arbeitsfortschritts
Sobald ein Workflow läuft, ist es wichtig, seinen Fortschritt zu überwachen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und Unterbrechungen zu bewältigen.
Staaten, in denen Aufgaben pausieren können
Eingabe Erforderlich
Szenario: Die Ausführung erfordert zusätzliche Eingaben vom Benutzer, da ein Tool-Parameter fehlt oder unklar ist.
Beispiel: Ein Schritt benötigt den Link zur „Order Database.xlsx“, aber der Link wird nicht bereitgestellt.
Aktion: Der Agent wird Sie auffordern, die notwendigen Eingaben bereitzustellen, und die Aufgabe kann fortgesetzt werden, sobald dies erfolgt ist.
Zustimmung erforderlich:
Szenario: Gilt für alle Beam-Aktionen, die externe Operationen durchführen (z.B. das Senden einer E-Mail).
Standardeinstellung: Solche Aufgaben sind standardmäßig als „Zustimmung erforderlich“ markiert, und der Benutzer muss die Aktion genehmigen.
Option: Sie können die Zustimmungspflicht für bestimmte Aktionen in den Werkzeugeinstellungen entfernen, falls eine automatische Ausführung gewünscht wird.
Überwachung mehrerer Ausführungen
Verwenden Sie die Inbox, um alle Aufgaben zu überwachen, die von Ihrer Seite aus Maßnahmen erfordern.
Die Inbox konsolidiert Aufgaben, die Eingaben oder Zustimmung erfordern, sodass Sie sie verwalten können, ohne zu einzelnen Aufgabenseiten navigieren zu müssen.
So verwenden Sie den Posteingang
Zugriff auf den Posteingang:
Gehen Sie zur Registerkarte Posteingang im Hauptmenü.
Bereitstellung von Eingaben oder Zustimmung
Überprüfen Sie die aufgelisteten Aufgaben, die Ihre Aktion erfordern.
Für Aufgaben, die Eingaben benötigen
Geben Sie die erforderlichen Informationen direkt in die bereitgestellten Felder ein.
Beispiel: Eine Aufgabe ist angehalten, weil der Link zur Datei „Order Database.xlsx“ benötigt wird.
Ihre Aktion: Laden Sie den Dateilink direkt in die Inbox-Oberfläche hoch.
Für Aufgaben, die Zustimmung erfordern
Genehmigen oder lehnen Sie die Aktion je nach Bedarf ab.
