Una empresa global de servicios de TI y consultoría buscaba transformar sus procesos internos de cotización mediante la implementación de la automatización inteligente. Con un catálogo de productos complejo y frecuentes transacciones internacionales, la organización pretendía aumentar la eficiencia, mejorar la precisión de los precios y reducir los tiempos de respuesta.

El reto

La empresa gestionaba aproximadamente 30 solicitudes de presupuesto al día y se encontraba con varios cuellos de botella operativos:

• Complejidad de los códigos de material: los puntos de contacto internos (POC) a menudo tenían dificultades para identificar con precisión los códigos correctos de los productos y los modelos de soporte.

• Errores en la conversión de divisas: Los precios debían convertirse de yenes japoneses a dólares estadounidenses, pero las incoherencias debidas a las fluctuaciones de los tipos de cambio en tiempo real introducían imprecisiones en los precios.

• Gaps en la generación de facturas: Incluso después de generar las facturas, era habitual que se produjeran retrasos en su envío a los clientes, lo que interrumpía la comunicación con ellos y el flujo de caja.

Estas ineficiencias provocaban un aumento de la carga de trabajo manual, retrasos en las respuestas a los clientes y fricciones operativas entre los equipos.

Solución implementada

Beam AI implementó un Agente de generación de presupuestos especializado, diseñado para gestionar y automatizar de forma inteligente todo el ciclo de vida de los presupuestos. La solución constaba de tres componentes principales:

1. Identificación precisa de productos

El agente de IA analiza automáticamente las solicitudes de entrada para determinar el producto correcto y los números de modelo asociados, eliminando la dependencia de las referencias cruzadas manuales y reduciendo los errores.

2.

Conversión de divisas en tiempo real

Utilizando datos de tipos de cambio en tiempo real, el agente convierte sin problemas los precios de cotización de yenes japoneses a dólares estadounidenses, garantizando que los precios sean precisos y estén actualizados.

3. Automatización de presupuestos y facturas de principio a fin

Una vez validados los datos, el agente genera presupuestos y facturas de forma autónoma, enviándolos instantáneamente a los clientes y cerrando el ciclo sin intervención manual.

Resultados e impacto empresarial

La implantación del agente proporcionó mejoras inmediatas y cuantificables:

• 10% de aumento en la precisión de la identificación de productos.

• 7% de mejora en la precisión y corrección de los presupuestos.

• Notable reducción en los retrasos relacionados con el envío de facturas y la comunicación con el cliente.

La automatización no sólo mejoró la precisión de los datos, sino que también liberó a los equipos internos de tareas repetitivas, lo que les permitió centrarse en actividades de mayor valor.

Perspectivas de futuro

El éxito de esta implementación ha impulsado a la organización a explorar vías adicionales de automatización, incluyendo:

• Mejorar el agente existente con nuevas características (por ejemplo, soporte multilingüe, modelos de precios específicos para cada cliente).

• Extender la automatización de la IA a otras funciones empresariales como la atención al cliente, las adquisiciones y la elaboración de informes.

Con agentes inteligentes que se encargan del trabajo pesado, la empresa está en condiciones de ofrecer un servicio más rápido y fiable, a la vez que se amplía con un esfuerzo incremental mínimo.

• Con agentes inteligentes que se encargan del trabajo pesado, la empresa está en condiciones de ofrecer un servicio más rápido y fiable, a la vez que se amplía con un esfuerzo incremental mínimo