Team-Ordner

Zoho WorkDrive organisiert freigegebene Dokumente in Team-Ordnern mit spezifischen Zugriffsebenen für Mitglieder. Ein Beam AI-Agent liest Ordnerinhalte und Berechtigungen aus und wendet, sobald eine Datei eingeht oder sich ändert, die entsprechende Regel an, um sie im richtigen Ordner abzulegen, zu taggen oder den Eigentümer zu benachrichtigen. Dateien, die direkt am richtigen Ort landen, benötigen keine manuelle Hilfe. Wenn eine Datei im falschen Team-Ordner abgelegt wird, sie weiter freigegeben wird als es die Richtlinien erlauben oder ein Dateityp vorliegt, der nicht von der Regel abgedeckt ist, wird sie für eine manuelle Überprüfung markiert. So werden Zugriffs- und Ablagefehler erkannt, bevor ein sensibles Dokument unbemerkt am falschen Ort verbleibt.

Dateiaktivität

Zoho WorkDrive protokolliert, wer eine Datei erstellt, bearbeitet, verschoben oder freigegeben hat. Ein Beam AI-Agent liest diesen Aktivitäts-Stream, wendet die Regeln des Kontos an und reagiert auf relevante Ereignisse – zum Beispiel durch die Aktualisierung eines verknüpften Datensatzes, wenn ein Vertragsordner eine signierte Datei erhält, oder durch die Benachrichtigung eines Eigentümers bei einer ungewöhnlichen Freigabe. Gewöhnliche Aktivitäten werden geräuschlos verarbeitet. Eine externe Freigabe entgegen den Richtlinien, eine Massenlöschung oder Bearbeitungen von einem unerwarteten Konto werden an eine Person eskaliert, sodass verdächtige oder weitreichende Aktionen von Menschen überprüft werden, anstatt nur unbemerkt protokolliert zu werden.

Zusammenarbeit an Dokumenten

Teams entwerfen und bearbeiten Dokumente gemeinsam in Zoho WorkDrive und hinterlassen dabei Kommentare und Versionsverläufe. Ein Beam AI-Agent liest den Status und die Kommentare eines Dokuments, wendet die Regel an und bringt den Prozess voran, sobald das Dokument als final markiert wird – etwa durch das Ablegen eines freigegebenen Dokuments oder die Benachrichtigung des nächsten Prüfers. Dokumente, die den normalen Prozess durchlaufen, werden im Hintergrund verarbeitet. Ein Dokument mit ungelösten Kommentaren, widersprüchlichen Versionen oder ein als final markiertes Dokument ohne die erforderliche Freigabe wird an eine Person weitergeleitet, damit ein Dokument nicht als fertig eingestuft wird, solange noch offene Fragen oder fehlende Genehmigungen im Raum stehen.