Signaturanfragen

Zoho Sign sendet ein Dokument an namentlich genannte Unterzeichner und erfasst jede Unterschrift der Reihe nach. Ein Beam AI Agent liest den Status einer Anfrage, wer unterschrieben hat, wer noch aussteht, und wendet die Regel an, indem er einen säumigen Unterzeichner erinnert, den Eigentümer benachrichtigt oder einen verknüpften Datensatz aktualisiert, sobald alle Parteien unterschrieben haben. Anfragen, die den Unterzeichnungsprozess durchlaufen, erfordern keine Aufmerksamkeit. Eine Anfrage, die nach Ablauf der Frist ins Stocken geraten ist, ein Unterzeichner, der ablehnt, oder ein zur rechtlichen Prüfung markiertes Dokument wird an eine Person weitergeleitet, sodass ein Vertrag niemals auf eine Weise verfolgt oder abgeschlossen wird, die vom Absender nicht beabsichtigt war.

Abgeschlossene Dokumente

Sobald alle Unterzeichner fertig sind, erstellt Zoho Sign ein fertiges, rechtsverbindliches Dokument mit einem Audit-Trail. Ein Beam AI Agent erkennt die Fertigstellung, liest die Metadaten des unterzeichneten Dokuments und legt es ab oder leitet es gemäß der Regel weiter, indem er beispielsweise die unterzeichnete Vereinbarung an das richtige Geschäft oder den richtigen Speicherordner anhängt. Standardmäßig fertiggestellte Dokumente werden automatisch an ihren Bestimmungsort weitergeleitet. Ein abgeschlossenes Dokument mit einem unerwarteten Unterzeichner, einer Diskrepanz zum ursprünglichen Datensatz oder ein Dokument, das für eine besondere Aufbewahrung markiert ist, wird an eine Person übergeben, wodurch ausgeführte Vereinbarungen korrekt und rechtssicher abgelegt werden.

Vorlagen und Felder

Mit Zoho Sign können Teams Vorlagen mit vordefinierten Feldern und Unterzeichnerrollen für gängige Vereinbarungen wiederverwenden. Ein Beam AI Agent liest aus, von welcher Vorlage eine Anfrage stammt und welche Werte in den Feldern stehen, wendet die mit dieser Vorlage verknüpfte Regel an und aktualisiert den entsprechenden Systemdatensatz, wenn die Vereinbarung ausgeführt wird. Anfragen, die auf einer bekannten Vorlage basieren, werden vorhersehbar verarbeitet. Eine Anfrage mit einer geänderten Vorlage, einem leeren Feld, das laut Regel erforderlich ist, oder einer Vorlage, die die Regel nicht erkennt, wird für eine Person markiert, sodass keine Vereinbarung auf einem unvollständigen oder geänderten Formular verarbeitet wird.