Mitarbeiterdaten

Zoho People verwaltet das Profil jedes Mitarbeiters: Rolle, Abteilung, Vorgesetzter, Kontaktdaten und Status. Ein Beam AI Agent liest diese Datensätze, und wenn sich vorgelagert etwas ändert – eine Neueinstellung, ein Abteilungswechsel, eine Aktualisierung der Position –, wendet er die Regeln des Accounts an, um verbundene Systeme auf dem neuesten Stand zu halten, wie z. B. die Aktualisierung eines Verzeichnisses oder eines Bereitstellungseintrags. Routinemäßige, fehlerfreie Änderungen werden automatisch durchgeführt. Ein Datensatz mit fehlenden Pflichtfeldern, einer widersprüchlichen Zuweisung des Vorgesetzten oder einer Änderung, die sich auf das Gehalt oder den Zugriff auswirkt, wird an einen HR-Mitarbeiter zur Bestätigung weitergeleitet, bevor der Agent weitere nachgelagerte Änderungen vornimmt.

Urlaub und Anwesenheit

Mitarbeiter beantragen Urlaub und erfassen ihre Anwesenheit in Zoho People gemäß den Unternehmensrichtlinien. Ein Beam AI Agent liest eingehende Urlaubsanträge und Anwesenheitseinträge, gleicht sie mit den genehmigten Richtlinien, dem verfügbaren Guthaben, der Kündigungsfrist sowie Sperrzeiten ab und gibt unkomplizierte Anträge direkt frei oder benachrichtigt den genehmigenden Manager. Eindeutige Anträge, die den Richtlinien entsprechen, werden schnell bearbeitet. Alles, was gegen eine Regel verstößt, eine kritische Personalabdeckung gefährdet oder im Ermessen des Managers liegt, wird an eine Person eskaliert. So wird sichergestellt, dass keine Ausnahme automatisch durchgewinkt wird und HR stets den Überblick über die wichtigen Entscheidungen behält.

Onboarding-Workflows

Zoho People führt das Onboarding als eine Reihe von Aufgaben und Formularen aus, die ein neuer Mitarbeiter und die HR-Abteilung vor dem Startdatum ausfüllen. Ein Beam AI Agent liest den Status jeder Onboarding-Checkliste, wendet die Regel für die jeweilige Rolle oder den Standort an, stupst den nächsten Verantwortlichen an oder aktualisiert ein verknüpftes System, sobald ein Schritt abgeschlossen ist – beispielsweise die Benachrichtigung der IT, sobald die Unterlagen unterschrieben sind. Standardmäßige Onboarding-Prozesse laufen automatisch ab. Ein ins Stocken geratener Schritt, ein fehlendes Dokument oder ein neuer Mitarbeiter, für dessen Rolle kein Workflow definiert ist, wird zur Klärung an einen HR-Koordinator übergeben.