Sitzungsplanung

Zoho Meeting ermöglicht die Einrichtung von Online-Meetings mit Links und Einladungen. Ein Beam-Agent liest eine Meeting-Anfrage, gleicht die Verfügbarkeit von Gastgebern und Teilnehmern ab und wendet Ihre freigegebenen Regeln für Zeitpunkt, Dauer und Zugriffseinstellungen an. Anschließend trägt er die Sitzung ein und verschickt Einladungen, sofern die Verknüpfung dies zulässt. Anfragen mit externen Gästen, einem großen Teilnehmerkreis oder Führungskräften als Gastgebern werden an eine Person übergeben, die die Planung bestätigt, bevor Einladungen versendet werden. So wird sichergestellt, dass kundenorientierte Sitzungen niemals mit falschen Zugriffseinstellungen oder zu Zeiten geplant werden, die mit wichtigen Terminen des VIPs kollidieren.

Registrierung von Webinar-Teilnehmern

Zoho Meeting erfasst Anmeldungen für Webinare und Events. Ein Beam-Agent liest jeden neuen Registrierungsdatensatz aus, wendet Ihre freigegebenen Regeln an, um die Anmeldung zu qualifizieren, zu taggen und der richtigen Follow-up-Liste hinzuzufügen, und aktualisiert den Teilnehmerdatensatz sowie das verknüpfte CRM. Er benachrichtigt den Organisator, sobald eine bestimmte Teilnehmerzahl erreicht ist. Registrierungen von verdächtigen Domains, doppelte Einträge oder potenzielle Großkunden werden an eine Person übergeben, die über die weitere Vorgehensweise entscheidet. Da Webinar-Listen häufig als Grundlage für den Vertrieb dienen, können falsch getaggte oder übersehene Leads die investierte Arbeit zur Gewinnung von Teilnehmern zunichtemachen.

Nachbereitung von Meetings

Zoho Meeting speichert Aufzeichnungen, Anwesenheiten und Ergebnisse nach dem Ende einer Sitzung. Ein Beam-Agent liest die Anwesenheitsdaten und Notizen aus, wendet Ihre freigegebenen Regeln dafür an, wer welche Aufzeichnung und welches Follow-up erhält, bereitet die Nachricht vor und aktualisiert den Datensatz. Anschließend teilt er die Materialien über den verknüpften Kanal, sofern die Berechtigungen dies zulassen. Sitzungen mit sensiblen Inhalten, das Fehlen wichtiger Teilnehmer oder unklare Ergebnisse werden an eine Person übergeben, die die Daten vor dem Versand prüft. So wird sichergestellt, dass Aufzeichnungen die richtigen Empfänger erreichen und keine vertraulichen Inhalte an unbefugte Personen gesendet werden.