Weiterleitung von Spesenabrechnungen

Zoho Expense sammelt eingereichte Abrechnungen zur Genehmigung und Erstattung. Ein Beam AI-Agent liest eine neue Abrechnung, prüft jede Zeile anhand Ihrer genehmigten Richtlinie auf Grenzwerte, Kategorien sowie Belege und aktualisiert die Abrechnung mit Kennzeichnungen oder einer Genehmigungsempfehlung. Er leitet fehlerfreie Abrechnungen über Ihren verknüpften Kanal an den richtigen Genehmiger weiter. Abrechnungen mit fehlenden Belegen, Überschreitungen der Grenzwerte oder ungewöhnlichen Mustern werden an eine Person übergeben, die die Details prüft und über die Genehmigung entscheidet, da eine Spesenabrechnung, die unbemerkt gegen Richtlinien verstößt, Probleme bei der Wirtschaftsprüfung und eine unberechtigte Erstattung verursachen kann.

Erfassung von Belegpositionen

Zoho Expense wandelt erfasste Belege in Spesenpositionen um. Ein Beam AI-Agent liest die extrahierten Belegfelder, wendet Ihre genehmigte Regel an, um Kategorie-, Steuer- und Projektcodes festzulegen, und aktualisiert die Spesenposition mit diesen Werten. Er erfasst Felder mit geringer Erkennungsgenauigkeit zur Überprüfung. Belege, die unleserlich sind, abweichende Summen aufweisen oder in eine eingeschränkte Kategorie fallen, werden an eine Person übergeben, die den Eintrag korrigiert, bevor er in den Bericht einfließt. So bleibt die Kontierung korrekt und die Finanzabteilung muss sich nicht mit Zahlen auseinandersetzen, die der Agent anhand eines unscharfen Bildes erraten hat.

Reisebuchungsdaten

Zoho Expense erfasst Online- und Offline-Reisebuchungen für jede Reise. Ein Beam AI-Agent liest Buchungsbestätigungen, wendet Ihre genehmigte Regel für Richtliniengrenzen und bevorzugte Anbieter an und aktualisiert den Reisedatensatz mit Reiseverlauf und Kostendetails. Er benachrichtigt den Reisenden oder Genehmiger, wenn eine Buchung außerhalb der Richtlinien liegt. Buchungen über der Preisobergrenze, kurzfristige Änderungen oder Reisen, die eine Sondergenehmigung erfordern, werden an eine Person übergeben, die diese freigibt, bevor die Kosten entstehen, da Reiseausgaben schnell ansteigen und ein einziger Richtlinienverstoß das Budget eines Teams zunichte machen kann.