Terminbuchung

Der Zoho Calendar speichert Termine, Einladungen und die Verfügbarkeit für jeden Benutzer. Ein Beam AI-Agent liest eine Buchungsanfrage, wertet die Belegungsdaten der Teilnehmer aus und wendet Ihre genehmigten Regeln für Arbeitszeiten, Puffer und Prioritäten an, um ein passendes Zeitfenster auszuwählen. Anschließend trägt er den Termin ein und versendet Einladungen, sofern die Schnittstelle dies zulässt. Anfragen, die mit geschützten Zeiten kollidieren, sich ungünstig über mehrere Zeitzonen erstrecken oder hochrangige Teilnehmer betreffen, werden an eine Person übergeben, die die Auswahl bestätigt, bevor die Einladung verschickt wird. So bucht der Agent niemals über Termine hinweg, die dem Organisator insgeheim wichtig sind.

Konflikterkennung

Sich überschneidende Verpflichtungen im Zoho Calendar führen zu Doppelbuchungen. Ein Beam AI-Agent analysiert anstehende Termine, liest deren Zeiten sowie Teilnehmer aus und wendet Ihre genehmigten Regeln an, um Überschneidungen zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen. Er aktualisiert den Kalender mit einem Vorschlag zur Verschiebung oder meldet den Konflikt über Ihren verknüpften Kanal an den Besitzer. Konflikte mit externen Gästen, wiederkehrenden Terminen oder als wichtig markierten Ereignissen werden an einen Mitarbeiter übergeben. Dieser entscheidet, welches Meeting verschoben wird, da das automatische Verschieben des falschen Termins ein Kundengespräch oder eine Verpflichtung stören könnte, die dem Besitzer wichtiger ist, als es der Kalender zeigt.

Terminerinnerungen

Der Zoho Calendar kann Teilnehmer vor einem Termin benachrichtigen. Ein Beam AI-Agent liest anstehende Termine und deren Gästelisten aus, wendet Ihre freigegebenen Regeln für den Zeitpunkt und den Kanal der Erinnerung an und dokumentiert, dass eine Benachrichtigung für jeden Termin in die Warteschlange gestellt wurde. Anschließend sendet er Nachrichten an die Teilnehmer über den verbundenen Kanal, sofern die Berechtigungen dies zulassen. Termine, bei denen wichtige Details fehlen, kein Ort oder Link hinterlegt ist oder unbestätigte Gäste eingetragen sind, werden an eine Person übergeben, die die Lücken füllt. So wird sichergestellt, dass keine Erinnerungen für ein Meeting versendet werden, das für die eingeladenen Personen eigentlich noch gar nicht bereit ist.