Sitzungs- und Ressourcenplanung

YoPlanning legt Aktivitäten, Guides, Ausrüstung und Zeitfenster in einem gemeinsamen Kalender fest. Ein Beam-Agent liest neue Buchungen und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ein, wendet die von Ihnen genehmigte Zuweisungsregel an und aktualisiert den Zeitplan, sodass jede Sitzung einen qualifizierten Guide und die benötigte Ausrüstung hat. Einfache, eindeutige Belegungen werden direkt eingetragen. Doppelbuchungen, eine Sitzung ohne verfügbares qualifiziertes Personal oder ein Ressourcenkonflikt werden niemals erzwungen; sie werden zurückgehalten und an einen Planer weitergeleitet, da eine Aktivität, die ohne Betreuung stattfindet, dem Kunden weitaus mehr schadet als ein freier Platz auf der Plantafel.

Buchungsverwaltung

Kunden reservieren Plätze für Aktivitäten, und diese Reservierungen fließen in YoPlanning ein. Wenn eine Buchung eingeht oder sich ändert, liest der Agent die Gruppengröße und das angefragte Zeitfenster, wendet Ihre Kapazitätsregel an und aktualisiert die Verfügbarkeit, während er dem Organisator die Reservierung bestätigt. Stornierungen geben die Plätze auf dieselbe Weise wieder frei. Überbuchungen, spezielle Zugriffsanfragen oder Zahlungen, die Ihre Regel nicht überprüfen kann, werden für einen Mitarbeiter zur Bearbeitung beiseitegelegt, da das Versprechen eines Platzes, den der Zeitplan nicht einhalten kann, die Art von Fehler ist, an die sich ein Kunde erinnert und die er noch lange anderen erzählt.

Dienstplanzuweisung für Mitarbeiter

Guides und Instruktoren hinterlegen ihre Fähigkeiten, Zertifizierungen und Arbeitszeiten in YoPlanning. Ein Beam-Agent liest den Dienstplan und die Anforderungen der jeweiligen Sitzung, wendet Ihre Matching-Regel an und teilt Mitarbeiter zu, deren Qualifikationen und Verfügbarkeit passen. Dabei wird der Dienstplan aktualisiert und die eingeteilten Personen werden benachrichtigt. Eindeutige Übereinstimmungen werden automatisch eingetragen. Fälle, in denen niemand Qualifiziertes frei ist, in denen die Arbeitszeiten gegen eine Ruhezeitregelung verstoßen würden oder in denen eine Zertifizierung kurz vor dem Ablauf steht, werden für einen Mitarbeiter markiert, da der Einsatz eines unqualifizierten oder übermüdeten Guides bei einer Sitzung eine Frage der Sicherheit ist und keine reine Planungsbequemlichkeit, die man übereilen sollte.