Projekt- und Auftragsverfolgung

Workamajig führt jeden kreativen Auftrag als Datensatz mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen. Während die Arbeit voranschreitet, liest ein Beam AI-Agent den Aufgabenstatus und Freigabeereignisse, wendet Ihre Regel für den Übergang eines Auftrags in die nächste Phase an und schreibt den aktualisierten Status zurück, sodass der Zeitplan die Realität widerspiegelt. Er treibt Routine-Schritte voran und dokumentiert Änderungen. Aufträge, bei denen eine Freigabe überfällig ist oder bei denen eine Kundenänderung die Frist verschieben würde, werden an einen Projektmanager weitergeleitet, der entscheidet, ob das Team neu instruiert, der Termin verlängert oder das Problem mit dem Kunden besprochen wird.

Ressourcenplanung

Workamajig teilt Designer, Texter und andere Mitarbeiter basierend auf deren Verfügbarkeit Aufträgen zu. Ein Beam AI-Agent liest aktuelle Zuweisungen und anstehende Fristen, wendet Ihre Regel darüber an, wer welche Arbeit übernehmen kann und welches Arbeitspensum angemessen ist, und schreibt vorgeschlagene Zuweisungen zurück in den Zeitplan. Er schließt einfache Lücken und gleicht leichte Überbuchungen aus. Konflikte, bei denen zwei prioritäre Aufträge dieselbe Person benötigen oder jemand weit über die Kapazitätsgrenze hinaus gebucht ist, werden an einen Ressourcenmanager weitergeleitet, der entscheidet, welche Arbeit Vorrang hat, anstatt den Agenten eine Entscheidung erzwingen zu lassen.

Zeiterfassung und Abrechnung

Workamajig verknüpft erfasste Stunden mit Aufträgen, sodass Agenturen ihren Kunden präzise Abrechnungen erstellen können. Ein Beam AI-Agent gleicht eingereichte Stundenzettel mit dem Budget des jeweiligen Auftrags ab, wendet Ihre Regel für freigegebene Sätze und abrechenbare Kategorien an und schreibt abrechnungsbereite Summen zurück in den Auftragsdatensatz. Er markiert Einträge, denen ein Aufgabencode fehlt oder die einen Auftrag über seinen Kostenvoranschlag hinausbringen. Stundenzettel, die das vereinbarte Budget des Kunden überschreiten würden oder ungewöhnliche Stunden aufweisen, die einer Erklärung bedürfen, werden an einen Finanz- oder Account-Leiter weitergeleitet, der sie überprüft, bevor eine Rechnung erstellt wird.