Mitgliederdaten

WildApricot speichert Kontakte, Mitgliedschaftsstufen und Verlängerungsdaten für Ihre Organisation. Wenn ein Mitglied beitritt, verlängert oder die Mitgliedschaft abläuft, liest ein Beam AI-Agent den Kontaktdatensatz, wendet Ihre genehmigte Regel für die Mitgliedschaftsstufe und den Status an und aktualisiert die Felder entsprechend. Er vermerkt die vorgenommenen Änderungen und kann das Mitglied benachrichtigen. Routinemäßige Statusänderungen erfolgen ganz ohne Aufwand für Ihre Mitarbeiter. Konfliktfälle – wie eine bezahlte Verlängerung bei einem als abgelaufen markierten Datensatz – werden mit den vom Agenten verglichenen Feldern an einen Mitarbeiter übergeben. Ihr Team behält stets das letzte Wort über den Mitgliedschaftsstatus und die Stufe.

Veranstaltungsanmeldung

WildApricot verwaltet Veranstaltungen mit Anmeldungen, Tickets und Teilnehmerlisten. Sobald Anmeldungen eingehen, liest ein Beam AI-Agent jede einzelne aus, gleicht den Tickettyp und den Zahlungsstatus mit Ihren Vorgaben ab und aktualisiert den Teilnehmerdatensatz oder die Warteliste. Er trägt die Bestätigungsdetails ein und kann dem Teilnehmer die nächsten Schritte zusenden. Standardmäßige Anmeldungen werden reibungslos verarbeitet. Anmeldungen mit Zahlungsproblemen, Kapazitätskonflikten oder Anfragen für Sonderzugänge werden an einen Organisator weitergeleitet. Ein Mitarbeiter entscheidet über die Platzierung dieser Teilnehmer, bevor der Agent die Buchung auf der bestätigten Liste für die Veranstaltung abschließt.

Verlängerungserinnerungen

Mitgliedschaften in WildApricot sind mit Ablaufdaten versehen, die den Verlängerungsprozess steuern. Nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan prüft ein Beam AI-Agent anstehende und überfällige Verlängerungen, liest die Historie sowie die Stufe des jeweiligen Mitglieds aus und wendet Ihre Erinnerungsregel an, um die passende Benachrichtigung vorzubereiten. Er dokumentiert die Erinnerung im Kontaktprofil und kann das Mitglied über den anstehenden Verlängerungszeitraum informieren. Bereits verlängerte oder beitragsfreie Mitglieder werden übersprungen. Ungewöhnliche Fälle, wie ein ausgeschiedenes Vorstandsmitglied oder ein strittiger Beitrag, werden an das Team weitergeleitet, anstatt eine automatische Erinnerung zu senden. Ein Mitarbeiter bestätigt die Vorgehensweise für diese Konten, bevor eine Nachricht verschickt wird.