Terminbuchung

Dies erstellt und hält Zeitfenster für Besprechungen bereit. Ein Beam-Agent liest die Verfügbarkeit in Vivocalendar, wendet Ihre Buchungsregeln an und bestätigt ein Zeitfenster, wenn eine Anfrage diese erfüllt. Dabei werden der Termin und die Details der Teilnehmenden in den Kalender eingetragen. Von Ihnen festgelegte Pufferzeiten, Arbeitszeiten und Limits werden dabei berücksichtigt. Eine Bestätigung kann an die Teilnehmenden gesendet und der Datensatz aktualisiert werden. Anfragen, die mit bestehenden Buchungen kollidieren oder außerhalb Ihrer Regeln liegen, werden an eine Person zur Genehmigung oder zum Vorschlag einer Alternative weitergeleitet, anstatt eine Buchung zu erzwingen.

Umgang mit Terminverschiebungen

Dies verschiebt einen bestehenden Termin auf eine neue Uhrzeit. Ein Beam-Agent gleicht eine Verschiebungsanfrage mit der aktuellen Buchung im Vivocalendar ab, prüft freie Verfügbarkeiten und aktualisiert den Termin, wenn das neue Zeitfenster Ihren Regeln entspricht. Sowohl die alte als auch die neue Uhrzeit werden erfasst und die Teilnehmenden über die Änderung benachrichtigt. Zugehörige Erinnerungen werden automatisch angepasst. Wenn eine Anfrage ein Treffen über eine Frist hinaus verzögern, mit einer anderen Buchung kollidieren oder sich zu oft wiederholen würde, übergibt der Agent die Anfrage an eine Person, um dies direkt mit den Teilnehmenden zu klären.

Erinnerungsversand

Dies versendet Benachrichtigungen vor einem Termin, damit weniger Termine verpasst werden. Ein Beam-Agent liest anstehende Vivocalendar-Buchungen aus, wendet Ihre Zeitregeln an und sendet Erinnerungen über den von Ihnen gewählten Kanal, wobei jede Erinnerung im Datensatz als gesendet markiert wird. Antworten, die eine Absage oder Verschiebung anfordern, können die entsprechende Aktion auslösen. Nicht Erschienene können für die Nachverfolgung erfasst werden. Wenn Teilnehmende mit etwas antworten, das nicht durch die Regeln abgedeckt ist – etwa einer speziellen Anfrage oder einer Beschwerde –, leitet der Agent die Nachricht an eine Person weiter, anstatt selbst zu antworten.