Rechnungserfassung

UpBooks erfasst Kundenrechnungen und deren Zahlungsstatus. Ein Beam AI Agent liest eingehende Rechnungsdaten aus verknüpften Quellen, wendet Ihre Regeln an und trägt jede Rechnung mit dem richtigen Kunden, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum in UpBooks ein, sofern die Berechtigungen dies zulassen. Erhaltene Zahlungen werden mit offenen Rechnungen abgeglichen und entsprechend markiert. Rechnungen mit abweichenden Gesamtsummen, unbekannten Kunden oder ungewöhnlichen Beträgen werden zurückgehalten und an einen Buchhalter gemeldet, anstatt direkt gebucht zu werden. Routinemäßige Abrechnungseinträge erfolgen automatisch, während alles, was ungewöhnlich erscheint, auf die Bestätigung einer Person wartet, bevor es in die Bücher eingeht.

Ausgabenkategorisierung

UpBooks speichert Ausgaben nach Kategorien und Konten. Ein Beam AI Agent liest neue Ausgabeneinträge, wendet Ihre Kategorisierungsregeln an und legt jeden Eintrag unter dem richtigen Konto mit Notizen und eventuell verknüpften Belegen ab, sofern die Berechtigungen dies zulassen. Einträge, die einem bekannten Muster entsprechen, werden direkt durchgebucht. Ausgaben, die einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert überschreiten, bei denen ein Beleg fehlt oder die keiner eindeutigen Kategorie zugeordnet werden können, werden für eine manuelle Codierung durch einen Buchhalter markiert. Dies hält die täglichen Ausgabenbelege sauber, während größere oder unklare Posten vor der Buchung von einem Menschen überprüft werden.

Finanzbericht-Zusammenfassung

UpBooks verwaltet die Zahlen hinter Ihren Konten. Ein Beam AI Agent liest aktuelle Salden und letzte Aktivitäten, erstellt die von Ihren Regeln definierte Zusammenfassung und sendet diese nach einem festgelegten Zeitplan an den von Ihnen benannten Eigentümer oder Kanal. Zahlen, die außerhalb der erwarteten Bandbreiten liegen, oder Konten, die nicht ausgeglichen sind, werden mit den zugrundeliegenden Belegen im Anhang hervorgehoben. Menschen entscheiden, was die Zahlen bedeuten und was zu tun ist; der Agent sammelt und präsentiert sie präzise sowie pünktlich und weist auf Unregelmäßigkeiten hin, die eine genauere Betrachtung erfordern.