Rechnungs- und Belegeingabe

The Bookie erfasst Rechnungen, Belege und Zahlungen auf Konten. Ein Beam-Agent liest eine eingehende Rechnung oder einen verknüpften Auftrag, wendet Ihre Kontierungsregel an und verbucht sie mit dem richtigen Konto, der Steuer und dem Fälligkeitsdatum. Eindeutige, erkannte Transaktionen werden ohne manuelle Prüfung gebucht. Eine Rechnung mit einem unbekannten Kreditor, einem ungewöhnlichen Betrag oder einem fehlenden Feld wird zur Bestätigung durch einen Buchhalter zurückgehalten. Der Agent notiert bei jedem Eintrag, was er geändert hat, damit die Bücher prüfbar bleiben. Er gibt niemals selbstständig eine Zahlung frei, sodass diese Autorisierung immer bei einer Person verbleibt.

Abgleich von Banktransaktionen

Bank-Feeds in The Bookie listen Transaktionen auf, die mit Buchungen abgeglichen werden müssen. Ein Beam-Agent liest jede Bankzeile, wendet Ihre Regel an und gleicht sie mit der Rechnung, dem Beleg oder der Zahlung ab, zu der sie gehört. Eindeutige Eins-zu-eins-Übereinstimmungen werden automatisch abgestimmt. Transaktionen ohne eindeutiges Gegenstück, Teilzahlungen oder mehrere mögliche Übereinstimmungen werden für die Klärung durch einen Buchhalter zurückgestellt. Der Agent erklärt, warum er die jeweilige Zeile zugeordnet hat, damit eine Person seine Arbeit schnell überprüfen kann. Es wird nichts ohne menschliche Freigabe ausgebucht oder erzwungen abgestimmt, wodurch die Abstimmung vertrauenswürdig bleibt.

Finanzberichte

The Bookie erstellt Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Offene-Posten-Listen und die Liquiditätslage. Ein Beam-Agent liest das zugrunde liegende Hauptbuch nach einem festen Zeitplan, wendet Ihre Regeln für die Darstellung an und veröffentlicht eine Zusammenfassung oder Warnung, wenn eine Kennzahl einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert überschreitet. Ein steigender überfälliger Saldo oder ein Liquiditätsabfall kann einen Hinweis an den Inhaber auslösen. Interpretation, Prognose und jegliche steuerliche oder finanzielle Entscheidung verbleiben bei einem Menschen, der die Zusammenfassung des Agenten als Ausgangspunkt und nicht als endgültiges Urteil nutzt. Der Agent meldet Zahlen, der Mensch entscheidet über deren Bedeutung.