Verfolgung von Unterschriftsanfragen

Eine Unterschriftsanfrage bündelt ein Dokument, seine Unterzeichner und deren Unterschriftsreihenfolge. Ein Beam AI Agent öffnet eine Anfrage, wenn ein Upstream-Ereignis dies erfordert, füllt die Unterzeichnerfelder aus Ihrem Quelldatensatz aus und liest jeden Status aus, sobald die Parteien das Dokument ansehen und unterzeichnen. Während sich der Status von „gesendet“ über „angesehen“ bis „abgeschlossen“ ändert, aktualisiert er den verknüpften Datensatz in Ihrem CRM oder System. Eine Anfrage, die über Ihr vereinbartes Zeitlimit hinaus stockt, oder eine, bei der ein Unterzeichner ein Feld beanstandet, wird an einen Mitarbeiter übergeben, anstatt selbstständig weitergeführt zu werden.

Automatische Erinnerungen für Unterzeichner

Unterzeichner benötigen oft einen kleinen Anstoß, bevor ein Dokument fertiggestellt wird. Ein Beam AI Agent überwacht offene Anfragen. Sobald ein Unterzeichner ein Dokument für den von Ihrem Team gewählten Zeitraum unberührt gelassen hat, sendet er die vom Connector zugelassene Erinnerung und vermerkt den Versuch in der Anfrage. Er stoppt die Erinnerungen, sobald die Unterschrift vorliegt. Wenn ein Unterzeichner die Unterschrift wiederholt ablehnt oder eine Frist nahe an einem vertraglichen Datum liegt, alarmiert der Agent stattdessen einen Verantwortlichen, anstatt erneut zu erinnern, sodass ein Mitarbeiter den Empfänger direkt anrufen und das Problem klären kann.

Ablage unterzeichneter Dokumente

Sobald alle Parteien unterschrieben haben, werden das fertiggestellte Dokument und sein Audit-Trail zum endgültigen Datensatz. Ein Beam AI Agent erfasst das Fertigstellungsereignis, liest die Referenz des fertigen Dokuments aus und legt es in dem Ordner oder Account-Objekt ab, das Ihr Prozess vorsieht, versehen mit dem Tag des zugehörigen Geschäfts oder Vorgangs. Er markiert den Quelldatensatz als vollständig ausgeführt. Dokumente, die die Validierung nicht bestehen oder ohne eindeutige Zuordnung in Ihrem System eingehen, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, der sie manuell zuordnet, bevor sie endgültig ins Archiv wandern und zum offiziellen Datensatz werden.