Befüllung von Vorlagen

Ein Auftrag zur Befüllung von Vorlagen füllt eine Spondyr-Korrespondenzvorlage mit Daten aus einem Quelldatensatz. Wenn ein auslösendes Ereignis eintritt, wie z. B. ein neues Konto oder eine Statusänderung, liest ein Beam AI-Agent die relevanten Datensatzfelder aus und wendet die genehmigte Zuordnungsregel an, die jedes Feld seinem Platzhalter in der ausgewählten Vorlage zuweist. Der Agent rendert das fertige Anschreiben oder die Benachrichtigung und speichert das Ergebnis dort, wo die Kontoberechtigungen es erlauben. Wenn ein Pflichtfeld leer ist, ein Wert inkonsistent erscheint oder keine Vorlage zum Datensatztyp passt, lässt der Agent die Korrespondenz ungerendert und leitet den Fall an eine Person weiter.

Verteilerläufe

Die Verteilung umfasst die Weiterleitung eines gerenderten Korrespondenzstücks an seine Empfänger über die von Spondyr unterstützten Kanäle. Sobald ein Dokument zur Freigabe freigegeben ist, liest ein Beam AI-Agent die Empfängerdaten aus dem Datensatz, wendet die Versandregel des Kontos an und übergibt das Element an den Connector zur Zustellung. Anschließend schreibt er den Zustellungsstatus in den ursprünglichen Datensatz zurück, damit nachgelagerte Schritte fortgesetzt werden können. Wenn eine Empfängeradresse eine Formatprüfung nicht besteht, eine Zustellung abgelehnt wird oder ein Versand außerhalb der genehmigten Regel liegt, hält der Agent das Element zurück und benachrichtigt das zuständige Teammitglied für eine Entscheidung.

Pflege der Vorlagenbibliothek

Die Vorlagenbibliothek enthält die wiederverwendbaren Layouts, die Spondyr für jeden Korrespondenztyp befüllt. Ein Beam AI-Agent überwacht Anforderungen zum Hinzufügen einer neuen Vorlagenreferenz oder zum Verweisen eines Workflows auf eine aktualisierte Version. Anschließend liest er die aktuellen Bibliothekseinträge und wendet die genehmigte Regel an, welche Vorlage für welchen Datensatztyp verwendet wird. Er zeichnet die Zuordnung auf, sodass spätere Befüllungsaufträge selbstständig das richtige Layout auswählen. Wenn eine Anforderung eine Vorlage ersetzen würde, die noch mit aktiven Workflows verknüpft ist, oder wenn zwei Versionen gleichermaßen anwendbar wären, pausiert der Agent die Änderung und bittet eine Person, die gewünschte Version zu bestätigen.