Geführter Signaturprozess

SignerX führt Unterzeichner Schritt für Schritt durch ein Dokument. Ein Beam-Agent wird aktiv, sobald ein Dokument bereit ist, liest die Unterzeichnerliste sowie die Feldplatzierungen aus Ihrem Datensatz aus und startet den Signaturprozess auf Basis des von Ihrem Team freigegebenen Layouts. Er schreibt den Status der Einladung zurück, sodass der Fortschritt sichtbar ist. Wenn einem Pflichtfeld kein Unterzeichner zugewiesen ist oder dem Dokument eine vom Template erwartete Platzierung fehlt, stoppt der Agent und bittet einen Mitarbeiter, die Einrichtung abzuschließen. So wird verhindert, dass ein Unterzeichner beim Öffnen des Dokuments auf einen fehlerhaften oder verwirrenden Prozess stößt.

Verfolgung des Signaturfortschritts

SignerX meldet, an welchem Punkt im Prozess sich der jeweilige Unterzeichner befindet. Ein Beam-Agent liest aus, welche Parteien das Dokument geöffnet, mit der Signatur begonnen und diese abgeschlossen haben, aktualisiert den entsprechenden Datensatz und erinnert säumige Personen basierend auf den von Ihrem Team freigegebenen Fristen. Wenn ein Unterzeichner den Prozess abbricht, ein Problem meldet oder eine Frist überschreitet, stoppt der Agent die Erinnerungen und benachrichtigt den Verantwortlichen. Er überlässt inhaltliche oder vertragliche Fragen zum Dokument einem Mitarbeiter und beschränkt sich selbst auf die rein administrative Aufgabe, routinemäßige Unterschriften einzuholen. Diese Aufteilung sorgt für schnelles Nachfassen und überlässt Ermessensentscheidungen dem Menschen.

Erfassung des Abschlusses

Sobald alle Unterzeichner fertig sind, markiert SignerX das Dokument als abgeschlossen und erstellt die finale Kopie. Ein Beam-Agent liest das Abschlussereignis aus, speichert die signierte Datei an dem von Ihrem Team festgelegten Ort und aktualisiert den Datensatz, um den geschlossenen Status widerzuspiegeln. Ist die finale Kopie nicht verfügbar oder stimmt die Anzahl der Unterzeichner nicht mit den Erwartungen überein, hält der Agent den Status „Abgeschlossen“ zurück und markiert den Vorgang. Nichts wird als erledigt abgelegt, bevor das fertige Dokument und seine Unterzeichner übereinstimmen, und ein Mitarbeiter klärt eventuelle Abweichungen vor dem endgültigen Abschluss.