Anfragen für elektronische Signaturen

Signaturely versendet Dokumente zur elektronischen Signatur. Ein Beam-Agent wird aktiv, wenn ein Dokument als bereit markiert ist, liest die Liste der Unterzeichner aus Ihrem Datensatz und versendet die Anfrage unter Verwendung der Vorlage und der Reihenfolge, die Ihr Team genehmigt hat. Er trägt den Status der Anfrage wieder ein, sodass jeder den aktuellen Stand des Dokuments einsehen kann. Wenn eine Adresse eines Unterzeichners fehlt oder offensichtlich falsch ist oder dem Dokument ein Pflichtfeld fehlt, hält der Agent die Anfrage an und bittet eine Person, die Details zu korrigieren, bevor etwas im Posteingang eines Kunden landet.

Verfolgung des Signaturstatus

Jede Anfrage durchläuft die Phasen gesendet, angesehen und unterzeichnet. Ein Beam-Agent liest den aktuellen Status offener Dokumente, aktualisiert den entsprechenden Datensatz und erinnert säumige Unterzeichner anhand des Zeitplans und des Wortlauts, die Ihr Team genehmigt hat. Wenn ein Unterzeichner ablehnt, eine Frage stellt oder eine Frist abläuft, stoppt der Agent die automatischen Erinnerungen und benachrichtigt den Dokumentenbesitzer. Er überlässt jegliche Verhandlungen oder Änderungen am Dokument selbst einer Person und beschränkt sich auf routinemäßiges Nachfassen anstelle von Ermessensentscheidungen.

Ablage fertiggestellter Dokumente

Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erstellt Signaturely eine fertig signierte Kopie. Ein Beam-Agent liest das Fertigstellungsereignis, ruft das signierte Dokument ab und legt es in dem Ordner oder Datensatz ab, den Ihr Team definiert hat, wobei er den Status auf geschlossen aktualisiert. Wenn eine signierte Kopie fehlt oder die Fertigstellung im Vergleich zur erwarteten Anzahl von Unterzeichnern unvollständig erscheint, markiert der Agent das Geschäft nicht als abgeschlossen; er meldet die Lücke an eine Person zur Überprüfung, sodass nichts als vollständig ausgeführt erfasst wird, bis die Unterlagen tatsächlich übereinstimmen.