Onboarding neuer Mitarbeiter

Ein neuer Datensatz in Rippling stößt den Onboarding-Prozess für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und die Bereitstellung von Geräten an. Ein Beam-Agent liest die Rolle, die Abteilung, das Startdatum und den Standort des neuen Mitarbeiters aus und wendet dann Ihre Onboarding-Vorlage an – zum Beispiel, welche Ausrüstung und welchen App-Zugriff ein bestimmtes Team erhält. Er legt die Einrichtungsaufgaben an, benachrichtigt die IT sowie die Führungskraft und verfolgt, was noch offen ist. Standard-Einstellungen werden vollautomatisch abgewickelt. Fälle mit fehlenden Steuerdaten, einer ungewöhnlichen Vertragsart oder einer Rolle, die nicht durch Ihre Regeln abgedeckt ist, werden pausiert und an eine HR-Fachkraft zur Fertigstellung weitergeleitet.

Freigaben von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen

Rippling verwaltet das Urlaubskonto und die ausstehenden Abwesenheitsanträge jedes Mitarbeiters. Wenn ein Antrag eingeht, liest ein Beam-Agent die Daten, das verbleibende Guthaben sowie die Teamabdeckung aus und gleicht diese mit Ihren Richtlinien ab, wie beispielsweise Sperrzeiten oder maximalen aufeinanderfolgenden Tagen. Anträge, die eindeutig den Richtlinien entsprechen, werden genehmigt, woraufhin der Kalender und die Führungskraft aktualisiert werden. Anträge, die sich mit kritischen Zeiten überschneiden, das Urlaubskonto überschreiten oder in ein eingeschränktes Zeitfenster fallen, werden zusammengefasst und der Führungskraft zur Entscheidung vorgelegt. Jede Aktion wird in die Personalakte des Mitarbeiters zurückgeschrieben, sodass der Abwesenheitsverlauf korrekt und für spätere Audits leicht nachvollziehbar bleibt.

Aktualisierungen von Mitarbeiterdaten

Adressänderungen, Rollenwechsel und Gehaltsanpassungen werden alle im Rippling-Mitarbeiterprofil verwaltet. Ein Beam-Agent erfasst eine Änderungsanfrage, liest den aktuellen Datensatz und übernimmt die von Ihrem Team vorab genehmigten Änderungen, wie beispielsweise die Neuzuweisung einer Führungskraft nach einer Versetzung. Er schreibt die Aktualisierung fest, vermerkt, wer sie angefordert hat, und benachrichtigt die Gehaltsabrechnung, wenn sich die Änderung auf die Vergütung auswirkt. Routineänderungen werden reibungslos durchgeführt. Alles, was Gehaltsstufen, sensible persönliche Daten oder einen Status wie eine Kündigung betrifft, wird zurückgehalten und an die HR-Abteilung eskaliert. Dabei werden die Vorher-Nachher-Werte angezeigt, damit der Prüfer die Freigabe mit vollständigem Kontext erteilen kann.