Protokollierung von Anrufaktivitäten

Ringover zeichnet jeden ein- und ausgehenden Anruf mit Nummer, Dauer, Richtung und Ergebnis auf. Ein Beam AI-Agent erfasst ein abgeschlossenes Anrufereignis, liest diese Details sowie alle vom Mitarbeiter hinzugefügten Tags aus und erstellt einen übersichtlichen Aktivitätseintrag beim entsprechenden Kontakt, wo Ihr Connector die beiden Systeme verknüpft. Follow-up-Felder wie der nächste Schritt und der Anrufgrund werden basierend auf den von Ihrem Team festgelegten Regeln ausgefüllt. Anrufe, die nicht eindeutig einem bekannten Kontakt zugeordnet werden können oder bei denen widersprüchliche Datensätze in den Systemen vorliegen, werden zurückgestellt und für eine menschliche Überprüfung markiert, anstatt voreilige Zuordnungen vorzunehmen.

Nachverfolgung verpasster Anrufe

Ein verpasster oder abgebrochener Anruf in Ringover bedeutet oft einen verlorenen Lead, wenn sich niemand darum kümmert. Beam AI erfasst das Ereignis des verpassten Anrufs, liest die Nummer des Anrufers, die Uhrzeit sowie alle Voicemail-Metadaten aus und gleicht diese mit Ihren Nachverfolgungsregeln ab – wie beispielsweise einem fälligen Rückruf innerhalb einer Stunde während der Geschäftszeiten. Es erstellt eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter, fügt den Kontext des Anrufers hinzu und postet eine Erinnerung. Anrufer, die bereits bearbeitet wurden oder auf einer Sperrliste stehen, werden übersprungen. Wiederholt verpasste Anrufe von derselben wichtigen Nummer werden eskaliert, damit sich ein Mitarbeiter direkt mit ihnen in Verbindung setzt.

Anruf-Tagging und Notizen

Mitarbeiter in Ringover versehen Anrufe mit Tags wie „Demo“, „Support“ oder „Beschwerde“ und machen sich kurze Notizen. Ein Beam AI-Agent liest einen neu getaggten Anruf aus, wendet Ihre Kennzeichnungsregeln an, um uneinheitliche Tags zu standardisieren, und aktualisiert den verknüpften Datensatz, damit das Reporting sauber bleibt. Wenn ein Anruf als Beschwerde oder Churn-Risiko markiert wird, benachrichtigt er den Account-Inhaber und hängt die Notiz an. Anrufe, die nach einem festgelegten Zeitfenster ohne Tag bleiben, werden dem Mitarbeiter zur Ergänzung aufgelistet. Alles, was auf eine Kündigung oder ein rechtliches Problem hindeutet, wird sofort an einen Mitarbeiter übergeben.