Transaktionskategorisierung

Pro Ledger erfasst die Transaktionen, die die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens ausmachen. Ein Beam-Agent liest neue Transaktionen ein, wendet Ihre Regeln für die jeweilige Kategorisierung an – beispielsweise die Zuordnung eines Kreditors zu einem Aufwandskonto –, trägt die Kategorie ein oder benachrichtigt Sie bei unklaren Einträgen. Er kann wiederkehrende Posten, die Sie vorab genehmigt haben, direkt buchen. Transaktionen, die er nicht sicher klassifizieren kann oder die im Vergleich zu vergangenen Mustern ungewöhnlich erscheinen, werden an einen Buchhalter weitergeleitet. Dieser ordnet sie zu, sodass sich das Hauptbuch bei Routineaktivitäten von selbst füllt, während ungewöhnliche Einträge von Menschenhand geprüft werden.

Rechnungsverfolgung

Pro Ledger verwaltet Kundenrechnungen und deren Zahlungsstatus. Ein Beam-Agent liest offene Rechnungen aus, gleicht Fälligkeitstermine mit Ihren Regeln ab und sendet eine Mahnung oder aktualisiert den Status, sobald eine Zahlung eingeht. Er kann dem Eigentümer wöchentlich eine Fälligkeitsübersicht erstellen. Rechnungen, bei denen es Unstimmigkeiten, Teilzahlungen oder Abschreibungen gibt, werden an eine Person weitergeleitet, die über die Buchung entscheidet. Der Agent passt die Rechnung erst nach dieser Entscheidung an – so bleiben die Forderungen korrekt, ohne dass der Agent eigenständig über finanzielle Fragen entscheidet.

Kontoauszugsabgleich

Die Datensätze von Pro Ledger sind so konzipiert, dass sie mit den Bank- und Kontoauszugsaktivitäten übereinstimmen. Ein Beam-Agent liest die Ledger-Einträge und vergleicht sie anhand Ihrer Regeln mit den importierten Kontoauszugszeilen, wobei er die eindeutigen zuordnet und den Rest markiert. Er verbucht die Übereinstimmungen, bei denen er sich sicher ist, und benachrichtigt Sie über Lücken. Einträge ohne offensichtliche Übereinstimmung, Duplikate oder Betragsabweichungen werden an einen Buchhalter weitergeleitet, der sie vor dem Periodenabschluss klärt. So übernimmt der Agent