Reservierungserfassung

Planyo erfasst jede Buchung mit einer Ressource, einem Zeitraum und Kundendetails. Ein Beam AI-Agent achtet auf neue Reservierungsanfragen über Ihre Formulare oder Kanäle, liest die angeforderte Ressource und den Slot aus, prüft die Verfügbarkeit und bucht, wenn Ihre Regeln dies zulassen, wobei der Kunden- und Zahlungsstatus im Datensatz hinterlegt wird. Anschließend sendet er die in Ihrer Vorlage definierte Bestätigung. Anfragen für gesperrte Termine, überschneidende Zeiten oder Ressourcen, die eine manuelle Freigabe erfordern, werden zurückgehalten und an einen Buchungsmanager weitergeleitet, der diese bestätigt oder eine Alternative anbietet, bevor der Agent den Vorgang abschließt.

Umgang mit Umbuchungen und Stornierungen

Buchungen in Planyo ändern sich: Kunden verschieben Zeiten, stornieren oder zahlen nicht. Ein Beam AI-Agent liest eingehende Änderungsanfragen und aktualisiert die Reservierung, sofern Ihre Richtlinien dies zulassen, gibt den freigewordenen Slot wieder zur Buchung frei und passt den Status des Kunden an. Er dokumentiert den Grund und benachrichtigt den Kunden mit den neuen Details. Stornierungen innerhalb einer Frist mit Stornogebühren, Erstattungsfragen oder Verschiebungen, die mit einer anderen Buchung kollidieren, werden an das Personal weitergeleitet, das die Gebührenregelung anwendet oder eine passende Lösung findet. Der Agent überschreibt niemals eine bezahlte oder gesperrte Reservierung ohne die Freigabe eines Mitarbeiters.

Verfügbarkeits- und Erinnerungssynchronisierung

Planyo erfasst, welche Ressourcen über Tage, Stunden oder Minuten hinweg frei sind. Ein Beam AI-Agent liest den Live-Kalender aus und hält verknüpfte Systeme und Erinnerungspläne auf dem neuesten Stand, sobald sich Buchungen und Sperren ändern. Vor jedem Termin sendet er die in Ihrem Workflow definierte Erinnerung und vermerkt Antworten direkt bei der Reservierung. Wenn ein Kunde signalisiert, dass er nicht teilnehmen kann, markiert der Agent den Slot zur Freigabe gemäß Ihren Regeln. Überbuchungen von externen Kanälen oder Kapazitätskonflikte, die der Kalender nicht selbstständig lösen kann, werden einem Koordinator zusammen mit beiden Datensätzen vorgelegt, damit ein Mensch entscheidet, welche Reservierung bestehen bleibt.