Vorbereitung der Anrufliste

Vor Beginn einer Telefonkampagne liest der Agent die Kontakte aus, die Ihre Regel auswählt, prüft jeden Datensatz auf eine gültige Telefonnummer sowie den Einwilligungsstatus und stellt sie in der PhoneBurner-Liste bereit, die dem Kampagnennamen entspricht. Kontakte ohne Telefonnummer oder mit einem Werbewiderspruch (Do-Not-Call) werden zurückgehalten und dem Vertriebsmitarbeiter gemeldet. Der Agent notiert, warum jeder Kontakt aufgenommen wurde, damit die Liste nachvollziehbar bleibt. Datensätze, die in zwei Kampagnen als Duplikate erscheinen, werden einer Person zur Entscheidung vorgelegt, welche Kampagne den Anruf übernehmen soll. So wird verhindert, dass Vertriebsmitarbeiter denselben Lead zweimal am selben Tag anrufen.

Rückschreiben des Anrufstatus (Disposition Write-back)

Nach jedem Telefonat erfasst PhoneBurner ein Ergebnis. Der Agent liest diesen Status aus und aktualisiert den entsprechenden CRM-Datensatz mit dem Ergebnis, der Anrufzeit und allen Notizen, die der Vertriebsmitarbeiter hinterlassen hat. Ergebnisse, die sich eindeutig Ihrer Regel zuordnen lassen (wie „Mailbox hinterlassen“ oder „Kein Interesse“), leiten den Kontakt zum nächsten Schritt weiter. Widersprüchliche Status – wie ein als Verkauf markierter Anruf bei einem bereits abgeschlossenen Kontakt – werden einer Person zur Klärung vorgelegt. Der Agent speichert das ursprüngliche PhoneBurner-Ergebnis direkt neben dem CRM-Update, damit bei der Übertragung zwischen den beiden Systemen keine Informationen verloren gehen.

Erstellung der Follow-up-Warteschlange

Wenn ein Telefonat mit der Vereinbarung eines nächsten Kontakts endet, liest der Agent das Ergebnis und die Notiz des Vertriebsmitarbeiters aus und erstellt die Follow-up-Aufgabe an dem von Ihrer Regel zugewiesenen Datum. Rückrufe, die für eine bestimmte Uhrzeit angefordert wurden, werden in diesem Zeitfenster platziert; vage Zusagen wie „nächste Woche“ werden dem Vertriebsmitarbeiter zur genauen Terminierung vorgelegt. Der Agent benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter, wenn ein Follow-up fällig wird, und aktualisiert den Kontaktdatensatz, sobald dieses erledigt ist. Dringende oder besonders wertvolle Rückrufe werden einer Person zur Bestätigung vorgelegt, anstatt sie ohne manuelle Prüfung automatisch in die Warteschlange einzureihen.