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Kategorie
Kommunikation
Erstellt von
Beam.ai
Übertragen und empfangen Sie Phaxio-Faxe als digitale Dokumente und automatisieren Sie die Zustellung, wie beispielsweise die Weiterleitung eingehender Seiten an den richtigen Vorgang.
Erfassung eingehender Faxe
Wenn ein Fax über Phaxio eingeht, liest der Agent die eingehenden Seiten, die Absendernummer sowie den Zustellstatus und wendet dann Ihre Routing-Regel an, um zu entscheiden, zu welchem Fall, Patienten oder Konto das Dokument gehört. Erkannte Dokumente werden dem richtigen Datensatz angehängt, und der Eigentümer wird benachrichtigt. Faxe mit einem unleserlichen Deckblatt, einem unbekannten Absender oder fehlenden Referenznummern werden einer Person zur manuellen Zuordnung vorgelegt. Der Agent bewahrt das Originaldokument und den Phaxio-Sendebericht zusammen auf, sodass der Audit-Trail für jeden, der ihn später überprüft, lückenlos bleibt.
Versand ausgehender Faxe
Sobald ein Datensatz eine Phase erreicht, die ein Fax erfordert, wird der Agent aktiv: Er stellt das Dokument zusammen, liest die Zielnummer aus dem Konto aus und übergibt es an Phaxio zur Übertragung. Er überwacht den von Phaxio zurückgegebenen Zustellstatus und aktualisiert den Datensatz auf „gesendet“, „fehlgeschlagen“ oder „besetzt“. Fehlgeschlagene Nummern werden gemäß Ihrer Regel einmal erneut angerufen; alles, was danach immer noch fehlschlägt, wird einer Person mit dem von Phaxio gemeldeten Fehler übergeben. Besonders wichtige oder rechtlich sensible Dokumente warten auf die Freigabe durch einen Mitarbeiter, bevor der Agent sie versendet, sodass nichts Vertrauliches das Konto verlässt, ohne dass eine ausdrückliche Genehmigung vorliegt.
Archivierung von Sendeberichten
Jedes von Phaxio verarbeitete Fax gibt einen Status und einen Zeitstempel zurück, die der Agent dem ursprünglichen Datensatz zuordnet, damit die Mitarbeiter sehen können, was wann versendet wurde. Nach einem festen Zeitplan prüft der Agent offene Faxaufträge, stellt fest, ob Dokumente länger als von Ihnen vorgegeben in der Übertragung feststecken, und benachrichtigt den Eigentümer. Bestätigte Zustellungen schließen die Aufgabe automatisch; unklare Ergebnisse, wie etwa eine unvollständige Übertragung, werden einer Person zur Prüfung vorgelegt. Der Agent markiert ein Dokument niemals auf eigene Faust als zugestellt und speichert jeden Phaxio-Beleg dort ab, wo Ihre Compliance-Mitarbeiter ihn leicht finden können.
