Sitzungsplanung und Buchung

Pencil Spaces führt Nachhilfesitzungen mit einer bestimmten Zeit, einem Tutor, einem Schüler und einem gemeinsamen Raum durch. Ein Beam AI-Agent liest Buchungsanfragen aus Ihren Systemen, gleicht sie mit der Verfügbarkeit der Tutoren und den von Ihrem Team festgelegten Regeln ab und trägt bestätigte Sitzungen inklusive Raum und Teilnehmern wieder ein. Schüler und Tutoren werden benachrichtigt, sobald eine Buchung feststeht. Anfragen, die mit einer bestehenden Sitzung kollidieren, einen nicht verfügbaren Tutor nennen oder denen die vom Agenten benötigten Details fehlen, werden an einen Mitarbeiter übergeben, der den Konflikt löst, bevor die Sitzung bestätigt wird.

Anwesenheits- und Fortschrittsberichte

Jede Sitzung in Pencil Spaces kann erfassen, wer anwesend war und welche Themen behandelt wurden. Ein Beam AI-Agent liest die Anwesenheits- und Sitzungsberichte nach jedem Treffen, wendet die Regeln Ihres Teams an und trägt das Ergebnis in die Akte des Schülers ein, sodass der Fortschritt sichtbar bleibt. Koordinatoren werden benachrichtigt, wenn ein Schüler wiederholt Sitzungen verpasst. Berichte, die fehlen, der Buchung widersprechen oder Bedenken bezüglich eines Schülers äußern, werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, der die Details prüft und über das weitere Vorgehen entscheidet, bevor der Bericht finalisiert und mit den Eltern oder dem Personal geteilt wird.

Tutor- und Schüler-Matching

Die Zuordnung eines Schülers zu einem geeigneten Tutor hängt von Fach, Niveau und der in Pencil Spaces hinterlegten Verfügbarkeit ab. Ein Beam AI-Agent liest die Bedürfnisse eines neuen Schülers, wendet die von Ihrem Team genehmigte Matching-Regel an, schlägt einen Tutor vor oder teilt ihn direkt zu und trägt die Paarung in die Akte ein. Der Koordinator wird benachrichtigt, sobald ein Match zustande gekommen ist. Fälle ohne verfügbaren Tutor, ein Fach, das die Plattform nicht abdeckt, oder ein Schülerprofil, das der Agent nicht eindeutig lesen kann, werden an einen Mitarbeiter eskaliert, der das Match organisiert, bevor eine Sitzung gebucht wird.