Ausfüllen von Formularen

pdfFiller speichert wiederverwendbare Formulare mit benannten Feldern für Verträge, Steuerunterlagen und Onboarding-Pakete. Wenn ein Quellsystem einen neuen Datensatz meldet, öffnet ein Beam-Agent das entsprechende Formular, liest die eingehenden Werte aus und trägt jeden einzelnen gemäß der vom Kunden genehmigten Zuordnung in das entsprechende Feld ein. Ausgefüllte Kopien werden wieder in dem Ordner gespeichert, auf den der Connector verweist, und der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung. Formulare mit fehlenden Pflichtfeldern, widersprüchlichen Einträgen oder Werten außerhalb eines zulässigen Bereichs werden zurückgehalten und an einen Mitarbeiter übergeben, der die Daten korrigiert, bevor der Agent das Dokument fertigstellt.

Weiterleitung von Signaturanfragen

Signaturanfragen in pdfFiller enthalten eine Empfängerliste, eine Unterzeichnungsreihenfolge und ein auszuführendes Dokument. Ein Beam-Agent bereitet jede Anfrage auf Basis einer freigegebenen Vorlage vor, trägt die aus Ihren Datensätzen ausgelesenen Parteidetails ein und sendet sie in der durch die Regel festgelegten Reihenfolge an die Unterzeichner. Sobald Antworten eingehen, notiert der Agent, wer unterzeichnet hat, und erinnert alle noch ausstehenden Personen. Anfragen, die einen neuen Vertragspartner, eine ungewöhnliche Klausel oder einen Unterzeichner betreffen, den der Agent nicht bestätigen kann, werden an einen Mitarbeiter eskaliert, der die Empfänger überprüft und die Freigabe genehmigt, bevor die Unterschriften eingeholt werden.

Ablage fertiggestellter Dokumente

Jedes fertiggestellte Dokument in pdfFiller landet in einem Ordner mit einem Status, einem Zeitstempel und einem Audit-Trail. Ein Beam-Agent überwacht Dokumente, die den Status „unterzeichnet“ oder „abgeschlossen“ erreichen, liest deren Metadaten aus, legt jede Kopie dort ab, wo es die genehmigte Regel vorschreibt, und erfasst das Ergebnis im Ursprungssystem. Empfänger oder Eigentümer werden darüber benachrichtigt, dass ihre Unterlagen fertig sind. Dokumente, die mit einem unerwarteten Status, einer nicht übereinstimmenden Referenznummer oder einem unleserlichen Feld eingehen, werden für eine Überprüfung durch einen Mitarbeiter beiseite gelegt, bevor eine Ablage oder Meldung erfolgt.