Gemeinsame Dokumentenräume

ONLYOFFICE DocSpace organisiert Dateien in Räumen, die um ein Projekt, einen Kunden oder einen bestimmten Zweck herum aufgebaut sind. Ein Beam-Agent liest ein neues Projekt oder eine Anfrage, wendet Ihre Regel an, um den passenden Raum aus Ihrer Vorlage zu öffnen, und fügt die Personen und Dateien hinzu, mit denen begonnen werden soll. Wenn ein Raum sensible Dokumente enthalten oder eine externe Partei einladen soll, hält der Agent inne und bittet einen Eigentümer, die Einrichtung zu bestätigen. Eine Person entscheidet, wer in einen privaten Raum gehört und was geteilt werden darf, während der Agent die routinemäßige Erstellung der Räume übernimmt und jeden einzelnen gemäß Ihren Namensregeln organisiert hält.

Zugriffs- und Freigabeberechtigungen

ONLYOFFICE DocSpace steuert, wer die Dateien in jedem Raum ansehen, bearbeiten oder teilen kann. Ein Beam-Agent liest Mitgliedschaftsanfragen und Rollenänderungen, wendet Ihre Regel an, um den Zugriff zu gewähren, den die Rolle einer Person erlaubt, und aktualisiert den Raum, sobald er eingerichtet ist. Wenn eine Anfrage Bearbeitungsrechte für ein gesperrtes Dokument oder Zugriff für jemanden außerhalb des Teams anfordert, leitet der Agent diese an den Raumeigentümer weiter, anstatt sie direkt zu gewähren. Eine Person genehmigt den externen Zugriff und erweiterte Rechte, während der Agent die routinemäßigen, rollenbasierten Berechtigungen verwaltet und die Mitgliederliste jedes Raums aktuell hält.

Aktualisierungen von Dokumentenversionen

ONLYOFFICE DocSpace führt einen Versionsverlauf und ein Aktivitätsprotokoll für jedes Dokument. Ein Beam-Agent liest Bearbeitungen und Kommentare, wendet Ihre Regel an, um den Eigentümer zu benachrichtigen, wenn ein Dokument fertiggestellt ist oder eine Frist näher rückt, und legt die endgültige Version dort ab, wo es Ihr Prozess vorsieht. Wenn zwei Personen dieselbe Datei so bearbeiten, dass ein Konflikt entsteht, oder sich ein signiertes Dokument nach der Genehmigung ändert, markiert der Agent dies für eine Person, anstatt etwas zu überschreiben. Personen lösen Konflikte und bestätigen endgültige Versionen, während der Agent die routinemäßigen Aktualisierungen postet und die Aufzeichnungen jedes Raums in Ordnung hält.