Scheckdruck

OnlineCheckWriter erstellt druckbare Schecks aus Ihren Zahlungsdaten auf jedem beliebigen Blankopapier. Ein Beam-Agent liest eine genehmigte Verbindlichkeit aus, wendet Ihre Regeln an, um den Scheck mit Zahlungsempfänger, Betrag sowie Konto zu entwerfen, und reiht ihn in die Druckwarteschlange ein. Liegt ein Betrag über Ihrem Genehmigungslimit oder ist ein Zahlungsempfänger neu auf dem Konto, hält der Agent den Scheck zurück und leitet ihn zur Freigabe an die Finanzabteilung weiter. Ein Mitarbeiter genehmigt große oder unbekannte Zahlungen und gibt diese final frei, während der Agent die Routineschecks vorbereitet und jeden einzelnen mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

eCheck- und ACH-Zahlungen

OnlineCheckWriter stellt neben gedruckten Schecks auch elektronische Schecks und ACH-Zahlungen aus. Ein Beam-Agent liest eine genehmigte Rechnung aus, wendet Ihre Regeln an, um den eCheck oder die Überweisung an den richtigen Kreditor vorzubereiten, und erfasst die Referenznummer, sobald die Zahlung geplant ist. Wenn sich Bankdaten geändert haben oder eine Zahlung eine bereits getätigte wiederholen würde, pausiert der Agent und bittet einen Mitarbeiter um Bestätigung, bevor Geld transferiert wird. Ein Mitarbeiter entscheidet bei geänderten Konten und potenziellen Duplikaten, während der Agent die routinemäßigen, genehmigten Zahlungen abwickelt und jede Transaktion mit der entsprechenden Rechnung und dem Kreditorenkonto abgleicht.

Scheckversand per Post

OnlineCheckWriter versendet physische Schecks in Ihrem Namen per Post an die Zahlungsempfänger. Ein Beam-Agent liest einen genehmigten Scheck aus, wendet Ihre Regeln an, um ihn an die hinterlegte Adresse des Zahlungsempfängers zu senden, und protokolliert den Versand, damit das Team ihn nachverfolgen kann. Wenn eine Adresse veraltet erscheint oder ein Scheck zurückgesendet wird, markiert der Agent den Fall für einen Mitarbeiter, anstatt ihn blind erneut zu senden. Mitarbeiter entscheiden darüber, wohin ein Scheck geht und wie mit einem Rückläufer umzugehen ist, während der Agent die routinemäßigen Sendungen organisiert und jede einzelne zur einfachen Nachverfolgung mit dem entsprechenden Zahlungsbeleg verknüpft.