Dateisynchronisation und -freigabe

Nextcloud speichert Dateien und hält sie auf den Geräten eines Teams synchron. Ein Agent überwacht einen freigegebenen Ordner auf neue oder geänderte Dateien, liest die Dateidetails und den Speicherort aus und wendet die von Ihrem Team genehmigte Bearbeitungsregel an – beispielsweise das Verschieben eines Dokuments in einen Projektordner oder die Benachrichtigung des Eigentümers. Er protokolliert, was wann verschoben wurde, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Dateien, deren Typ oder Benennung von der Regel nicht erkannt werden oder die scheinbar am falschen Ort gelandet sind, bleiben unberührt und werden dem Ordnerbesitzer zur manuellen Klärung gemeldet.

Berechtigungen für freigegebene Ordner

Nextcloud steuert, wer jeden Ordner und jede Freigabe anzeigen oder bearbeiten darf. Ein Agent liest eine Anfrage zur Gewährung oder Änderung des Zugriffs, gleicht sie mit der von Ihrem Team definierten Berechtigungsregel ab und aktualisiert die Freigabe, sofern diese Regel dies eindeutig zulässt. Dabei wird dokumentiert, wem was gewährt wurde. Anfragen, die außerhalb der Regel liegen, Zugriff auf sensible Ordner fordern oder die Freigabe über das Team hinaus ausweiten würden, werden zurückgehalten und an einen Administrator weitergeleitet. Der Zugriff auf Daten ist eine Entscheidung, die beim Menschen liegen sollte. Daher schränkt der Agent den Zugriff eher ein oder eskaliert die Anfrage, anstatt einen Ordner freizugeben, bei dem er unsicher ist.

Freigabelinks

Nextcloud kann einen Link veröffentlichen, damit eine Datei auch außerhalb des Arbeitsbereichs erreichbar ist. Ein Agent liest eine Link-Anfrage, wendet Ihre Regeln für Ablaufdatum und Passwort an und erstellt oder aktualisiert den Link, sobald die Datei und die Zielgruppe die Kriterien eindeutig erfüllen. Die verwendeten Einstellungen werden dabei dokumentiert. Links zu vertraulich gekennzeichneten Inhalten oder Anfragen nach einem offenen Link ohne Ablaufdatum werden an einen Eigentümer weitergeleitet, anstatt automatisch erstellt zu werden. Da ein öffentlicher Link Daten über das Team hinaus zugänglich macht, greift der Agent standardmäßig auf die sicherere Einstellung zurück und überlässt weitreichende Freigaben der Genehmigung durch eine Person.