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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Tragen Sie Aufgaben nahtlos in Motion ein, rufen Sie Kalenderverfügbarkeiten ab und aktualisieren Sie Projektzeitpläne, um Planungsaufgaben wie das Umbuchen von überschneidenden Besprechungen automatisch zu erledigen.
Automatische Aufgabenplanung
Motion integriert Aufgaben in freie Kalenderzeiten rund um Meetings und Prioritäten. Ein Beam AI Agent überwacht einen Auslöser – wie eine neue Aufgabe aus einem Formular oder eine E-Mail-Anfrage –, liest die Arbeitsbelastung der Person in Motion aus und fügt die Aufgabe mit der von Ihren Regeln definierten Dauer, Priorität und Frist hinzu. Er aktualisiert den Aufgabeneintrag und benachrichtigt den Verantwortlichen über das geplante Zeitfenster. Wenn eine Frist nicht in die verfügbare Zeit passt, eine Aufgabe mit geschützten Fokuszeiten kollidiert oder die Priorität unklar ist, bricht der Agent die Buchung vorab ab und bittet zunächst eine Person um Bestätigung der Zuweisung.
Meeting-Koordination
Motion bucht Meetings und blockiert Kalenderfenster für die Teilnehmer. Bei einem Auslöser, wie einer angenommenen Anfrage oder einem gebuchten Telefonat, liest ein Beam AI Agent die Verfügbarkeit der Teilnehmer aus, wendet Ihre Regeln für Dauer und Pufferzeiten an und plant das Meeting in Motion inklusive Agenda. Er benachrichtigt die Teilnehmer über die bestätigte Zeit. Wenn sich die Teilnehmer über Zeitzonen ohne überschneidungsfreie Zeiten verteilen, ein Zeitfenster mit einem bestehenden Termin kollidiert oder ein externer Gast manuelle Details benötigt, zeigt der Agent die Optionen auf und leitet die Buchung zur Fertigstellung an eine Person weiter.
Fristen-Neugewichtung
Motion ordnet Zeitpläne automatisch neu, wenn sich Prioritäten verschieben. Ein Beam AI Agent liest Projektfristen sowie die aktuelle Auslastung aus. Wenn sich eine Aufgabe verzögert oder eine neue Priorität ansteht, wendet er Ihre Regeln an, ordnet die betroffenen Aufgaben in Motion neu und aktualisiert die jeweiligen Einträge. Er benachrichtigt die Verantwortlichen, deren Zeitpläne sich verschoben haben. Bei vertraglich bindenden Fristen, wenn eine Neugewichtung mehrere Personen über ihre Kapazitätsgrenzen hinaus belasten würde oder die Änderung einen Meilenstein betrifft, von dem andere abhängen, pausiert der Agent die Umplanung und legt einer Person einen übersichtlichen Vorher-Nachher-Vergleich zur Freigabe des neuen Plans vor.
