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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Fügen Sie Aufgaben und erledigte Elemente in Microsoft To Do hinzu und platzieren Sie genehmigte Anfragen als geplante Erinnerungen auf der richtigen Liste.
Aufgaben-Erfassung aus Anfragen
Wenn eine genehmigte Anfrage eingeht, wie z. B. eine Follow-up-E-Mail oder ein Ticket, fügt ein Beam-Agent der entsprechenden Microsoft To Do-Liste eine Aufgabe hinzu, liest vorhandene Einträge, um Duplikate zu vermeiden, und legt den Titel, die Notiz und das Fälligkeitsdatum fest, die in der Regel definiert sind. Er gibt dem Anfragenden eine Rückmeldung. Klare Aufgaben landen automatisch an der richtigen Stelle. Ist die Zuordnung zu einer Liste unklar, fehlt der Anfrage eine erforderliche Frist oder existiert bereits eine passende Aufgabe, pausiert der Agent und bittet den Nutzer um Bestätigung, um dessen Planer nicht zu überladen.
Terminierung von Erinnerungen
Agenten richten Erinnerungen in Microsoft To Do ein und passen sie an, sobald Zusagen konkreter werden. Bei einem freigegebenen Trigger liest der Agent die Aufgabe, wendet die Regel für das Timing an und plant eine Erinnerung oder verschiebt eine bestehende in den synchronisierten Listen des Nutzers. Er dokumentiert den Grund für die Zeitänderung. Die routinemäßige Terminierung läuft selbstständig. Würde eine Erinnerung außerhalb der durch die Regel geschützten Arbeitszeiten liegen, mit einer festen Frist kollidieren oder eine geteilte Liste betreffen, von der andere abhängen, hält der Agent die Änderung zurück und hält zunächst Rücksprache mit dem Nutzer.
Listenpflege
In einem von Ihnen festgelegten Rhythmus räumt ein Agent ausgewählte Microsoft To Do-Listen gemäß einer genehmigten Regel auf, hakt anderweitig als erledigt bestätigte Aufgaben ab, entfernt Duplikate und hebt längst überfällige Einträge hervor. Er liest jede Aufgabe, wendet die sicheren Änderungen an und meldet die verbleibenden Fälle. Das alltägliche Aufräumen geschieht im Hintergrund. Aufgaben, die wichtig, aber ins Stocken geraten zu sein scheinen, die zu einer geteilten Liste gehören oder außerhalb der Regel liegen, werden nicht angerührt und für den Eigentümer aufgelistet, sodass der Agent niemals echte Arbeit als erledigt markiert oder Relevantes löscht.
