Aktualisierungen der Dokumentenbibliothek

Wenn eine Datei eingeht oder sich ein Status ändert, öffnet ein Beam AI-Agent die SharePoint-Dokumentenbibliothek, liest das Element sowie dessen Metadaten aus und wendet die freigegebene Regel für die Kennzeichnung, Versionierung oder Verschiebung an. Er aktualisiert die Spalten und benachrichtigt den Eigentümer. Dateien, die der Regel entsprechen, werden ohne Wartezeit verarbeitet. Bei unerwarteten Dateitypen, fehlenden erforderlichen Metadaten oder eingeschränkten Zielbibliotheken stoppt der Agent und leitet das Element an eine Person weiter, damit sensible Inhalte niemals aufgrund einer bloßen Vermutung an den falschen Ort verschoben werden.

Verwaltung von Listenelementen

Agenten halten SharePoint-Listen auf dem neuesten Stand, während die Arbeit voranschreitet. Bei einem freigegebenen Trigger liest der Agent das Ziel-Listenelement aus, prüft es anhand der Regel und aktualisiert Felder wie Status, Eigentümer oder Fälligkeitsdatum. Er hinterlässt eine Notiz zu den vorgenommenen Änderungen und benachrichtigt die zugewiesene Person. Standard-Aktualisierungen werden direkt ausgeführt. Elemente, die einen Datensatz vorzeitig schließen, Aufgaben teamübergreifend neu zuweisen oder ein soeben von einem Kollegen bearbeitetes Feld überschreiben würden, werden angehalten und an eine Person übergeben. So wird verhindert, dass der Agent unbemerkt die Änderung eines Kollegen rückgängig macht.

Lebenszyklusprüfungen für Inhalte

Nach einem festen Zeitplan überprüft ein Agent ausgewählte SharePoint-Websites auf Inhalte, deren Alter eine festgelegte Regel überschreitet – wie Dokumente ohne Eigentümer oder seit Monaten unberührte Seiten. Er liest jedes Element aus, archiviert oder kennzeichnet diejenigen, die eindeutig unter die Regel fallen, und fasst den Rest in einem Bericht zusammen. Bereinigungen mit geringem Risiko werden automatisch durchgeführt. Inhalte, bei denen es sich um Richtliniendatensätze handeln könnte, die weit verbreitet verlinkt sind oder sich auf einer sensiblen Website befinden, verbleiben an Ort und Stelle und werden eskaliert. Denn das Löschen eines falschen Dokuments ist im Nachhinein schwerer rückgängig zu machen, als es im Vorfeld zu verhindern.