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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Durchsuchen Sie Notizbücher und erstellen Sie Seiten in OneNote, um Besprechungszusammenfassungen genau in dem Bereich abzulegen, den das jeweilige Team erwartet.
Ablage von Besprechungsnotizen
Nach Abschluss einer Besprechung nimmt ein Beam-Agent die freigegebene Zusammenfassung, öffnet das richtige OneNote-Notizbuch und erstellt eine neue Seite in dem vom Team vereinbarten Abschnitt. Er liest vorhandene Seiten, um Duplikate zu vermeiden, wendet die Regeln für Benennung und Platzierung an und verlinkt die Seite dort, wo die Benutzer sie erwarten. Korrekt formatierte Notizen werden automatisch abgelegt. Wenn das Notizbuch oder der Abschnitt unklar ist, die Zusammenfassung auf ein eingeschränktes Thema verweist oder bereits eine nahezu identische Seite existiert, hält der Agent inne und fragt den Besitzer, wohin die Notiz gehört, anstatt sie an der falschen Stelle abzulegen.
Seitensuche und -abruf
Agenten durchsuchen OneNote-Notizbücher, wenn ein anderer Workflow Informationen benötigt, die ein Team aufgeschrieben hat, wie z. B. eine Entscheidung, ein Action Item oder einen Referenzlink. Der Agent durchsucht die freigegebenen Notizbücher, liest die entsprechende Seite und gibt den relevanten Abschnitt an den anfragenden Workflow zurück. Während einer Suche nimmt er keine Änderungen vor. Wenn die Suche keine Ergebnisse, mehrere widersprüchliche Seiten oder Inhalte in einem Notizbuch liefert, das das Konto nicht öffnen darf, meldet der Agent die Lücke und überlässt es einem Mitarbeiter, die richtige Quelle zu bestätigen, bevor sich jemand darauf verlässt.
Notizbuch-Pflege
Nach einem festen Zeitplan räumt ein Agent ausgewählte OneNote-Abschnitte gemäß einer genehmigten Regel auf, verschiebt fertige Seiten in ein Archiv, taggt Seiten nach Themen und markiert veraltete Notizen. Er liest jede Seite, wendet die von der Regel erlaubten Änderungen an und protokolliert seine Aktionen. Die routinemäßige Pflege läuft automatisch ab. Seiten, die anscheinend wichtige Entscheidungen enthalten, auf die viele Personen verlinken oder die nicht unter die Regel fallen, bleiben unberührt und werden für eine manuelle Überprüfung aufgelistet, damit nichts Wichtiges versehentlich archiviert oder neu getaggt wird.
