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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Buchen Sie Journalbuchungen und aktualisieren Sie Hauptbücher in Business Central – für die Freigabe genehmigter Kreditorenrechnungen ganz ohne manuelle Erfassung.
Buchen von Kreditorenrechnungen
Wenn eine freigegebene Kreditorenrechnung in der Warteschlange eingeht, liest ein Beam AI Agent den Belegkopf und die Zeilen über die Business Central-API aus, gleicht sie mit der Bestellung und dem Wareneingang ab und bucht den Beleg, sobald die vordefinierten Regeln erfüllt sind. Er aktualisiert den Kreditorendatensatz und benachrichtigt den Einkauf über die erfolgreiche Buchung. Übereinstimmungen innerhalb der Toleranzgrenze werden direkt verarbeitet. Weichen die Beträge über die zulässige Toleranz hinaus ab, fehlt zu einer Zeile der passende Wareneingang oder ist der Kreditor gesperrt, lässt der Agent die Rechnung ungebucht und leitet sie mit einer genauen Beschreibung der Abweichung an die Kreditorenbuchhaltung weiter.
Aktualisierung von Verkaufsaufträgen
Agenten halten Verkaufsaufträge auf Basis vorgelagerter Ereignisse stets aktuell. Wenn ein Versand bestätigt wird oder ein Kunde eine Bestellung ändert, liest der Agent den Auftrag in Business Central, wendet die freigegebene Regel für zulässige Änderungen an und aktualisiert Mengen, Termine oder den Status. Anschließend benachrichtigt er den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. Routineänderungen innerhalb der Richtlinien werden direkt umgesetzt. Aufträge, die ein Kreditlimit überschreiten, Preise außerhalb des vereinbarten Rahmens ändern oder eine bereits versandte Zeile betreffen, werden angehalten und an einen Mitarbeiter übergeben, sodass keine finanzielle Verpflichtung ohne menschliche Freigabe geändert wird.
Sachkonto- und Kontenabfragen
Agenten fragen Business Central nach Zahlen ab, die für andere Prozesse benötigt werden, wie z. B. Kontosalden, offene Posten eines Kunden oder den aktuellen Lagerbestand. Der Agent liest den Wert aus, gleicht ihn mit der freigegebenen Regel für Aktualität und Vollständigkeit ab und speist ihn in einen Bericht, eine Antwort oder ein anderes System ein. Bei einer Abfrage erfolgt keine Buchung. Wenn sich die Bücher mitten im Abschluss befinden, eine Dimension fehlt oder zwei Datensätze voneinander abweichen, stoppt der Agent und hält Rücksprache mit der Finanzabteilung, anstatt eine Zahl weiterzugeben, die nicht verifiziert werden kann.
