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Kategorie
Geschäftsführung
Erstellt von
Beam.ai
Befüllen Sie MergeMole-Vorlagen automatisch aus Tabellenzeilen und erstellen Sie PDF- oder DOCX-Dateien. So eliminieren Sie die Routinearbeit bei der Dokumentenerstellung, sodass Ihr Team sich nur noch um Ausnahmefälle kümmern muss.
Generierung von PDFs aus Tabellenkalkulationen
MergeMole liest Werte aus Ihren Excel-Daten und fügt sie in eine vordefinierte Vorlage ein, um in Sekundenschnelle ein PDF zu erstellen. Ein Beam-Agent wird aktiviert, sobald eine neue Zeile oder ein neuer Datensatz bereitsteht, liest die Felder aus und wendet Ihre Regeln an, um zu bestimmen, welche Vorlage für den jeweiligen Datensatz verwendet wird. Das fertige PDF wird am von Ihrem Workflow vorgesehenen Zielort abgelegt. Zeilen mit fehlenden Pflichtwerten, fehlerhaften Daten oder einer falschen Vorlage werden zurückgehalten und für eine manuelle Überprüfung markiert. Eine Person korrigiert dann die Eingabe oder wählt die richtige Vorlage aus, bevor das Dokument generiert wird.
Einrichtung von Vorlagen
Mit MergeMole können Sie PDF- oder DOCX-Vorlagen einmalig definieren und Platzhalter Ihren Datenfeldern zuordnen. Ein Beam-Agent nutzt eine bestehende Vorlage, liest den eingehenden Datensatz und füllt jeden Platzhalter gemäß der von Ihnen freigegebenen Zuordnung aus. Wenn alle erforderlichen Felder vorhanden und gültig sind, erstellt und archiviert der Agent das Dokument automatisch. Wenn ein Datensatz eine Vorlage benötigt, die noch nicht existiert, oder eine Zuordnung erfordert, die noch nicht freigegeben wurde, stoppt der Agent und bittet eine Person, die Vorlagen-Auswahl zu bestätigen, sodass neue Dokumentenformate niemals ungeprüft versendet werden.
Ausgabe im DOCX-Format
MergeMole erstellt aus denselben Vorlagen sowohl editierbare DOCX-Dateien als auch PDFs. Ein Beam-Agent liest die Quelldaten, wendet Ihre Regel an, wann ein DOCX anstelle eines PDFs benötigt wird, und speichert die fertige Datei in dem Ordner oder System, das Ihr Prozess nutzt. Standardfälle, wie ein aus freigegebenen Feldern erstellter Vertragsentwurf, werden ohne manuellen Aufwand generiert und abgelegt. Dokumente, die auf unvollständigen Daten basieren oder von einer Person für eine juristische oder finale Prüfung markiert wurden, werden an einen Prüfer weitergeleitet, bevor die Datei freigegeben wird.
