Routing im Taskboard

MeisterTask organisiert die Arbeit in Form von Karten, die sich über Projektboards bewegen. Ein Beam AI Agent liest neue und eingehende Karten, wendet die vom Team genehmigten Triage-Regeln an – wie das Verschieben einer Karte auf das richtige Board, in den passenden Abschnitt und zum richtigen Verantwortlichen basierend auf Labels oder Inhalt – und aktualisiert den Zuständigen, das Fälligkeitsdatum sowie den Status. Kartenbesitzer werden benachrichtigt, sobald etwas in ihrer Spalte landet. Karten ohne eindeutige Zuordnung, mit widersprüchlichen Labels oder mit einer Anfrage, die der Agent nicht klassifizieren kann, werden an eine Person weitergeleitet, sodass das Board echte Verantwortlichkeiten widerspiegelt und keine bloßen Vermutungen.

Pflege von Fälligkeitsdaten

Jede Karte enthält Fälligkeitsdaten, Checklisten und Statusangaben, die sich im Laufe des Projekts ändern können. Ein Agent liest das Board nach einem festen Zeitplan, wendet die von der Projektleitung genehmigten Regeln an – beispielsweise das Erinnern von Verantwortlichen vor einer Deadline oder das erneute Öffnen eines unerledigten Checklistenpunkts – und bearbeitet die relevanten Felder oder benachrichtigt den Besitzer. Standard-Erinnerungen und Status-Updates erfolgen automatisch, ohne dass jemand nachhaken muss. Eine Karte, die stark in Verzug geraten ist, andere Arbeiten blockiert oder eine Entscheidung über den Projektumfang erfordert, wird an die Projektleitung weitergeleitet. Der Agent sorgt für realistische Zeitpläne und überlässt die Abwägungen den Menschen.

Abschnitts- und Statusfluss

Karten durchlaufen verschiedene Abschnitte, die die jeweiligen Arbeitsphasen darstellen. Ein Beam AI Agent überwacht Karten, die in einen neuen Abschnitt verschoben werden, wendet die vom Team für diese Phase festgelegten Regeln an – wie das Zuweisen eines Reviewers, sobald eine Karte die Review-Phase erreicht, oder das Benachrichtigen der Buchhaltung nach Abschluss der Arbeit – und trägt die Updates direkt in MeisterTask ein. Reibungslose Übergänge laufen so völlig automatisch ab. Eine Karte, die Phasen überspringt oder ohne die erforderlichen Informationen für den nächsten Schritt eintrifft, wird an eine Person weitergeleitet. Der Agent übernimmt die wiederkehrenden Schritte von Phase zu Phase und meldet alles, was vom erwarteten Ablauf abweicht.