Dokumenten-Markup

Mit Lumin PDF können Benutzer Kommentare, Markierungen und Markups zu freigegebenen Dokumenten hinzufügen. Ein Agent liest den Kommentar-Thread eines Dokuments, während Prüfer Notizen hinzufügen, und wendet Ihre Regel an, um bei Routineaufgaben zu handeln – beispielsweise indem er eine Datei als bereit kennzeichnet, sobald die erforderlichen Prüfer zugestimmt haben, und anschließend den Status erfasst. Dokumente mit ungeklärten Einwänden, widersprüchlichen Bearbeitungen oder Kommentaren, die die Regel nicht interpretieren kann, werden an einen Verantwortlichen übergeben, der über das weitere Vorgehen entscheidet. Der Agent verfolgt den Prüfungsfortschritt bei unkomplizierten Dateien und überlässt strittiges oder unklares Feedback einer Person zur Klärung.

Freigabe und Zugriff

Die Freigabe in Lumin PDF steuert, wer ein Dokument ansehen oder bearbeiten kann. Ein Agent liest den Freigabestatus und gewährt oder entzieht bei einer genehmigten Anfrage den Zugriff gemäß Ihrer Regel. Anschließend vermerkt er, wer geändert wurde und warum. So bleiben die Berechtigungen mit den von Ihrem Team definierten Gruppen abgestimmt. Anfragen zur Freigabe vertraulicher Dokumente, zur Gewährung von Bearbeitungsrechten für Externe oder zur Freigabe einer Datei über den genehmigten Empfängerkreis hinaus werden zur Bestätigung durch einen Verantwortlichen zurückgehalten. Der Agent kümmert sich um routinemäßige Zugriffsänderungen und überlässt alles, was vertrauliche Materialien betrifft, einer Person.

Dokumenten-Routing

Lumin PDF speichert Dokumente in gemeinsamen Bereichen, in denen Teams zusammenarbeiten. Ein Agent liest eingehende Dateien und sortiert sie mithilfe Ihrer genehmigten Regeln in den richtigen Bereich ein, leitet sie an den zugewiesenen Prüfer weiter und dokumentiert den Verbleib. Namens- und Ordnerkonventionen bleiben so bestehen, wie Ihr Team sie festgelegt hat. Dateien, die in keine eindeutige Kategorie passen, ohne den erforderlichen Kontext eingehen oder Duplikate zu sein scheinen, werden für eine Person beiseitegelegt, die sie korrekt ablegt. Der Agent sorgt dafür, dass Routine-Dokumente organisiert bleiben und an die richtigen Personen weitergeleitet werden, während er unklare Fälle für eine menschliche Zuordnung zurücklässt.