Mobiles Ausfüllen von Außendienstformularen

Mit Kizeo Forms können Außendienstmitarbeiter Inspektions-, Liefer- oder Arbeitsberichte auf einem Smartphone oder Tablet ausfüllen – selbst ohne Netzempfang. Die Daten werden hochgeladen, sobald das Gerät wieder online ist. Ein Beam AI-Agent liest das ausgefüllte Formular direkt nach dem Eingang, wendet die für das Konto freigegebene Regel für den Bestimmungsort dieses Formulartyps an (z. B. einen bestimmten Arbeitsauftrag oder eine Kundenakte) und legt es dort automatisch ab. Formulare, bei denen ein Pflichtfeld, eine Unterschrift oder ein für den Workflow erforderliches Foto fehlt, werden aussortiert und an einen Mitarbeiter zur Nachverfolgung weitergeleitet.

Foto- und Unterschriftenanhänge

Kizeo Forms erfasst Fotos und Unterschriften zusammen mit den anderen Antworten eines Formulars und verknüpft sie mit dem spezifischen Auftrag oder Standort, an dem sie aufgenommen wurden. Ein Beam AI-Agent liest die Anhänge eines Formulars nach der Übermittlung, wendet die freigegebene Regel des Kontos an, um sie mit dem richtigen Datensatz zu verknüpfen, und hängt sie dort an – ohne dass jemand Dateien manuell hochladen muss. Ein Foto, das nicht angehängt werden kann, eine fehlende Unterschrift, wo der Workflow eine vorschreibt, oder ein Anhang, der einem unklaren Datensatz zugeordnet ist, wird für eine manuelle Überprüfung durch einen Mitarbeiter markiert.

Formulardaten-Routing

Kizeo Forms kann die Antworten eines ausgefüllten Formulars nach der Übermittlung in eine Tabelle, eine Datenbank oder ein anderes verbundenes System übertragen. Ein Beam AI-Agent liest die Formulardaten bei der Übermittlung, wendet die freigegebene Regel des Kontos an, um zu bestimmen, in welches System der jeweilige Formular-Typ gehört, und aktualisiert das Zielverzeichnis entsprechend. Ein Formular mit Antworten, die nicht dem erwarteten Format entsprechen, ein Formular, das für den falschen Auftrag oder Standort übermittelt wurde, oder ein doppelt gesendetes Formular wird zurückgehalten und an einen Mitarbeiter weitergeleitet, bevor nachgelagerte Systeme aktualisiert werden.