Fortschrittsregeln für Board-Spalten

Jooto organisiert die Arbeit in Board-Spalten wie „To-Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“, wobei jede Aufgabe durch eine Karte dargestellt wird. Ein Beam-Agent liest die aktuelle Spalte einer Karte zusammen mit allen verknüpften Checklisten-Elementen oder Fälligkeitsterminen und wendet die freigegebene Regel an, wann eine Karte weiterverschoben werden soll – beispielsweise, wenn jedes Checklisten-Element als abgeschlossen markiert ist. Karten, die die Regel erfüllen, rücken in die nächste Spalte vor, und die zugewiesene Person wird benachrichtigt, dass die Aufgabe für den nächsten Schritt bereit ist. Karten, bei denen Informationen fehlen, wie ein nicht abgehaktes Element oder ein fehlendes Fälligkeitsdatum, bleiben an Ort und Stelle und werden an die zugewiesene Person weitergeleitet, damit diese sie zuerst vervollständigt.

Fälligkeitsdatum und Kennzeichnung überfälliger Karten

Jede Karte in Jooto kann ein Fälligkeitsdatum erhalten. Bei einem Board mit vielen offenen Aufgaben kann es jedoch leicht passieren, dass ein Termin unbemerkt verstreicht. Ein Beam-Agent liest offene Karten in einem festgelegten Rhythmus und wendet die freigegebene Kulanzzeit an – also die Anzahl der Tage, die eine Karte nach dem Fälligkeitsdatum unbearbeitet bleiben darf, bevor sie Aufmerksamkeit erfordert. Karten, die sich noch innerhalb dieser Kulanzzeit befinden, bleiben unberührt. Karten, die das freigegebene Fenster überschreiten, werden auf dem Board als überfällig markiert, und die zugewiesene Person sowie der Board-Eigentümer werden benachrichtigt. Die Entscheidung, die Karte neu zuzuweisen, das Datum zu verlängern oder die Karte zu eskalieren, verbleibt jedoch beim Menschen.

Workload-Prüfung für zugewiesene Personen

Jooto zeigt an, wie viele offene Karten jeder Person auf einem Board zugewiesen sind. Das ist nützlich, um eine ungleichmäßige Arbeitsbelastung zu erkennen, bevor sie zum Problem wird. Ein Beam-Agent liest die Anzahl der offenen, in Bearbeitung befindlichen Karten pro zugewiesener Person in einem festgelegten Rhythmus und wendet den freigegebenen Schwellenwert an – etwa eine festgelegte maximale Anzahl aktiver Karten gleichzeitig. Personen, die unter diesem Schwellenwert liegen, bleiben unverändert. Personen, die den Schwellenwert überschreiten, werden dem Board-Eigentümer zusammen mit der Anzahl gemeldet. Die Entscheidung, eine Karte neu zuzuweisen oder die Arbeitsbelastung anzupassen, wird einer Person überlassen und erfolgt nicht automatisch.