Verfolgung des Phasenfortschritts von Aufträgen

JobNimbus verfolgt jeden Auftrag durch definierte Phasen, von einem ersten Kostenvoranschlag bis hin zur abgeschlossenen Arbeit. Ein Beam AI-Agent liest die aktuelle Phase eines Auftrags und das Datum der letzten Änderung aus. Anschließend wendet er die freigegebene Regel an, die festlegt, wie lange ein Auftrag in einer Phase verbleiben darf, bevor er Aufmerksamkeit erfordert – beispielsweise ein Kostenvoranschlag, der seit mehr als einer Woche offen ist. Aufträge, die sich noch innerhalb dieses Zeitfensters befinden, werden nicht angetastet. Aufträge, die das freigegebene Zeitfenster überschritten haben, werden in JobNimbus mit einer Notiz markiert, die zeigt, wie lange sie bereits feststecken, und an den zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, damit dieser entscheidet, ob er nachfassen, den Preis anpassen oder den Auftrag schließen möchte.

Verknüpfung von Kontakt und Auftrag

Ein einzelner Kontakt in JobNimbus kann im Laufe der Zeit mit mehr als einem Auftrag verknüpft sein. Die korrekte Pflege dieser Verknüpfung ist für die Rechnungsstellung und die Historie von entscheidender Bedeutung. Ein Beam AI-Agent liest einen neuen Auftrag ein, sobald dieser ins System gelangt, und gleicht die Kontaktdaten mit bestehenden Datensätzen auf Überschneidungen bei Name, Adresse oder Telefonnummer ab. Stimmen die Details mit einem bestehenden Kontakt überein, wird der Auftrag mit diesem Datensatz verknüpft, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Sind die Angaben unklar, wie z. B. ein ähnlicher Name bei einer anderen Adresse, lässt der Agent den Kontakt unverknüpft und leitet ihn zur Überprüfung an eine Person weiter.

Aufgabenzuweisung bei Phasenwechsel

In JobNimbus kann eine Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft werden, damit der nächste Schritt für die verantwortliche Person klar ist. Ein Beam AI-Agent überwacht den Phasenwechsel eines Auftrags und wendet die für diese Phase freigegebene Aufgabenliste an, wie z. B. die Planung eines Ortstermins nach einem unterzeichneten Kostenvoranschlag oder die Erstellung einer Rechnung, nachdem die Arbeit als erledigt markiert wurde. Die entsprechende Aufgabe wird erstellt und dem bereits mit dem Auftrag verknüpften Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Wenn ein Phasenwechsel nicht zu einem freigegebenen Aufgabenmuster passt, wie z. B. bei einem Auftrag, der in eine vorherige Phase zurückgesetzt wurde, wird keine automatische Aufgabe erstellt und der Auftrag wird an einen Manager weitergeleitet, um den nächsten Schritt zu bestimmen.