Aktualisierung von Board- und Element-Status

Infinity organisiert Arbeit in Form von Boards, die aus einzelnen Elementen bestehen. Jedes dieser Elemente enthält Felder wie Status, Verantwortliche und Fälligkeitsdatum. Ein Beam AI Agent überwacht vordefinierte Bedingungen – wie beispielsweise den Abschluss einer verknüpften Aufgabe auf einer anderen Plattform oder das Verstreichen einer Frist – und aktualisiert den entsprechenden Status oder das Feld in Infinity gemäß den freigegebenen Regeln. Zudem kann der Agent eine Notiz hinterlassen, die dokumentiert, was geändert wurde und warum. Elemente, bei denen die verknüpfte Quelle fehlt, widersprüchlich ist oder nicht durch eine bestehende Regel abgedeckt wird, werden nicht auf gut Glück geändert, sondern zur manuellen Bearbeitung an eine Person übergeben.

Board-übergreifende Element-Ablage

Arbeitsprozesse in Infinity erfordern oft das Verschieben von Elementen zwischen verschiedenen Boards, beispielsweise von einem Posteingangs-Board auf ein Projekt-Board nach erfolgter Freigabe. Ein Beam AI Agent registriert die Freigabe oder Statusänderung, die den Verschiebungsprozess anstößt, legt das Element auf dem Ziel-Board mit den vom Template erwarteten Feldern ab und hinterlässt eine Verknüpfung zum Ursprungsort. Dabei folgt er den Regeln des Kontos darüber, welche Felder übernommen und welche zurückgesetzt werden. Elemente, bei denen Pflichtfelder fehlen, oder Verschiebungen, die keiner bestehenden Regel entsprechen, werden vor der Ablage an eine Person zur Überprüfung weitergeleitet.

Erinnerungen an Fälligkeiten und Verantwortliche

Infinity-Elemente enthalten Fälligkeitstermine und zugewiesene Verantwortliche. Beam AI Agenten können diese Felder auf bestimmte Bedingungen hin überwachen, beispielsweise wenn ein Termin näher rückt oder kein Verantwortlicher zugewiesen ist. Sobald eine Bedingung erfüllt ist, sendet der Agent eine Erinnerung an die verantwortliche Person oder den eingerichteten Team-Kanal, basierend auf den festgelegten Zeitregeln. Der Agent nimmt keine eigenständigen Neuzuweisungen von Aufgaben oder Änderungen von Fristen vor. Elemente mit unklarer Zuständigkeit oder widersprüchlichen Terminen werden zur Klärung an eine Person gemeldet, anstatt dass der Agent eigene Annahmen trifft.