E-Signatur-Anforderungs-Routing

IgniSign versendet ein Dokument an einen oder mehrere Unterzeichner und verfolgt, ob die jeweilige Person das Dokument geöffnet, angesehen oder unterzeichnet hat. Sobald ein Vertrag oder ein Formular den Status erreicht, an dem Unterschriften benötigt werden, veranlasst dies einen Beam-Agenten, diese Anforderung zu starten. Er liest aus, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht, und aktualisiert den Datensatz des Dokuments oder sendet eine Erinnerung an die noch ausstehenden Personen. Sobald alle erforderlichen Unterzeichner ihren Teil erledigt haben, markiert der Agent das Dokument als vollständig ausgeführt. Unstimmigkeiten darüber, wer unterschreiben sollte, oder eine strikte Weigerung eines Unterzeichners werden jedoch direkt an eine Person zur Klärung weitergeleitet.

Identitätsprüfung der Unterzeichner

Wenn ein Konto dies erfordert, kann IgniSign die Identität eines Unterzeichners überprüfen, beispielsweise durch einen Einmalcode oder eine Ausweisprüfung, bevor die Unterschrift als gültig akzeptiert wird. Sobald ein Unterzeichner diese Prüfung abgeschlossen hat, liest ein Beam-Agent das Ergebnis aus und markiert das Dokument nur dann als von dieser Person unterzeichnet, wenn die Prüfung gemäß den genehmigten Kontoregeln bestanden wurde. Ein Unterzeichner, der die Prüfung nicht besteht oder mittendrin abbricht, wird markiert, damit eine Person nachfassen und die Unterschrift über einen anderen Kanal bestätigen kann, anstatt dass der Agent eine unbestätigte Unterschrift akzeptiert.

Archivierung unterzeichneter Dokumente

Sobald ein Dokument über IgniSign vollständig unterzeichnet ist, wird das finale Exemplar zusammen mit einem zeitgestempelten Protokoll der Aktivitäten jedes Unterzeichners gespeichert. Ein Beam-Agent ruft diese Kopie und den dazugehörigen Prüfpfad ab, sobald der Unterzeichnungsprozess abgeschlossen ist, hängt beides an den entsprechenden Vertrags- oder Auftragsdatensatz an und benachrichtigt den Eigentümer des Datensatzes, dass das Dokument bereitsteht. Eine gespeicherte Kopie oder ein Prüfpfad, der unvollständig erscheint – wie etwa ein fehlender Zeitstempel für einen Unterzeichner –, wird markiert, damit eine Person dies beim Support von IgniSign überprüfen kann, anstatt als gewöhnlicher, gültiger unterzeichneter Vertrag abgelegt zu werden.