Zahlungsstatus-Abfrage

ifthenpay verfolgt, ob eine bestimmte digitale Zahlungsaufforderung bezahlt wurde, noch aussteht oder abgelaufen ist. Eine Rechnung oder Bestellung, die auf die Zahlung wartet, veranlasst einen Beam AI Agenten, diesen Status zu überprüfen. Dabei wird der von ifthenpay gemeldete Status ausgelesen und die Rechnung in den eigenen Datensätzen des Kontos als bezahlt oder überfällig markiert, sobald die genehmigte Regel für den Zahlungseingang greift. Eine Zahlung, die in ifthenpay als bezahlt angezeigt wird, aber nicht mit dem erwarteten Rechnungsbetrag übereinstimmt, wird zur Überprüfung an eine Person weitergeleitet, anstatt automatisch geschlossen zu werden, sodass eine Abweichung niemals unbemerkt als erledigt markiert wird.

Erstellung von Zahlungsaufforderungen

Wenn eine Bestellung den Zahlungsschritt erreicht, kann ifthenpay eine neue digitale Zahlungsaufforderung über den genauen geschuldeten Betrag erstellen, um dem Kunden eine Zahlungsmöglichkeit zu bieten. Ein Beam AI Agent liest die von ifthenpay zurückgegebene Referenz oder den Code aus und fügt sie dem Rechnungs- oder Bestelldatensatz hinzu, damit der Kunde sieht, wie er bezahlen kann. Ein Bestellbetrag oder eine Währung, die außerhalb der für das Konto konfigurierten Akzeptanzgrenzen liegt, wird zurückgehalten und mit einem Hinweis an den zuständigen Abrechnungsmanager versehen, anstatt eine Zahlungsaufforderung zu senden, die möglicherweise fehlschlägt.

Umgang mit abgelaufenen Zahlungen

Jede digitale Zahlungsaufforderung über ifthenpay ist mit einem Ablaufdatum versehen, nach dem der Kunde nicht mehr über diese spezifische Referenz bezahlen kann. Ein Beam AI Agent prüft offene Rechnungen auf Aufforderungen, die kurz vor dem Ablauf stehen oder diesen bereits überschritten haben, liest den aktuellen Status aus ifthenpay aus und erstellt entweder eine neue Aufforderung oder markiert die Rechnung in den Datensätzen des Kontos als verfallen – je nach der für diesen Fall genehmigten Regel. Rechnungen, bei denen unklar ist, ob der Kunde noch zu zahlen beabsichtigt, werden zur direkten Nachverfolgung an einen Mitarbeiter übergeben, anstatt nach eigenem Ermessen des Agenten geschlossen oder erneut in Rechnung gestellt zu werden.