Strukturierte Spalten über verknüpfte Tabellen hinweg

Mit Grist können Spalten einer Tabelle definierte Typen erhalten und eine Tabelle kann auf Zeilen in einer anderen verweisen. Dies kommt einer kleinen Datenbank näher als einem flachen Tabellenblatt. Ein Beam-Agent, der ein Grist-Dokument liest, arbeitet innerhalb dieser Struktur: Wenn sich ein verknüpfter Datensatz in einem verbundenen System ändert, aktualisiert der Agent die entsprechende Zeile in Grist, anstatt eine neue anzuhängen. Zudem respektiert er die vom Kontoinhaber festgelegten Spaltentypen, anstatt Freitext in ein Zahlen- oder Datumsfeld zu schreiben. Wenn ein eingehender Wert nicht zum erwarteten Typ passt oder die verknüpfte Zeile nicht gefunden werden kann, lässt der Agent den Datensatz unberührt und benachrichtigt eine Person, anstatt eine fehlerhafte Aktualisierung zu erzwingen.

Zugriffsregeln auf Dokumentenebene

Ein Grist-Dokument kann einschränken, welche Tabellen oder Zeilen ein bestimmter Benutzer oder eine Verbindung sehen und bearbeiten darf, da nicht jeder Mitarbeiter an einem Arbeitsbereich denselben Zugriff auf jede Tabelle benötigt. Ein Beam-Agent agiert nur innerhalb des Zugriffs, der dem Konto erteilt wurde. Er liest und schreibt in die spezifischen Tabellen, mit denen er verbunden wurde, und nicht im gesamten Dokument. Wenn ein Workflow das Ändern einer Tabelle außerhalb dieses freigegebenen Zugriffs erfordern würde, stoppt der Agent und bittet eine Person, die Verbindung zu erweitern, anstatt eine Änderung zu versuchen, für die er keine Berechtigung erhalten hat. Dadurch bleibt die Reichweite des Agenten auf das beschränkt, was der Kontoinhaber explizit genehmigt hat.

Formelgesteuerte Spaltenwerte

Einige Spalten in einer Grist-Tabelle berechnen ihren eigenen Wert aus einer Formel, anstatt einen direkt eingegebenen Wert zu enthalten – ähnlich wie eine Tabellenblattzelle, die auf andere Zellen verweist. Ein Beam-Agent liest diese berechneten Werte als Teil eines Datensatzes, anstatt zu versuchen, sie zu überschreiben, da das direkte Schreiben in eine Formelspalte die vom Kontoinhaber eingerichtete Berechnung beschädigen würde. Wenn der Agent ein Ergebnis ändern muss, das durch eine Formel erzeugt wird, aktualisiert er stattdessen die zugrunde liegenden Eingabespalten, von denen die Formel abhängt. Wenn er nicht bestimmen kann, welche Spalten eine bestimmte Formel speisen, lässt er die Zeile unberührt und markiert sie zur Überprüfung durch eine Person.