Digitales Ausfüllen von Formularfeldern

GoFormz-Vorlagen spiegeln die bestehenden Papierformulare eines Kunden wider, mit Feldern für Text, Fotos und Unterschriften, die ein mobiler Nutzer vor Ort ausfüllt. Ein Beam AI-Agent liest ein übermitteltes Formular, sobald es als vollständig markiert ist, und wendet die für diese Vorlage genehmigte Regel an – zum Beispiel die Überprüfung, ob ein Lieferformular eine Unterschrift und ein Foto der erhaltenen Waren enthält. Er aktualisiert den verknüpften Datensatz, wie z. B. ein Liefer- oder Inspektionsprotokoll, und benachrichtigt das Büro, wenn das Formular freigegeben ist. Formulare, bei denen ein Pflichtfeld fehlt oder deren Unterschrift nicht mit dem erwarteten Unterzeichner übereinstimmt, werden zur Behebung an einen Supervisor weitergeleitet.

PDF-Berichtserstellung

GoFormz konvertiert ein ausgefülltes digitales Formular in einen formatierten PDF-Bericht, der dem ursprünglichen Papierlayout entspricht und direkt abgelegt oder an einen Kunden gesendet werden kann. Ein Beam AI-Agent liest den erstellten Bericht, sobald ein Formular genehmigt wurde, und speichert ihn gemäß der vom Kunden festgelegten Benennungsregel im richtigen Auftrags- oder Kundendatensatz ab. Er benachrichtigt die Person, die den Bericht als Nächstes benötigt, z. B. die Rechnungsstellung oder einen Kundenkontakt. Berichte, die mit einem Formular verknüpft sind, das noch nicht genehmigt wurde, oder die unter einer unklaren Auftragsreferenz abgelegt wurden, werden an einen Supervisor weitergeleitet, bevor der Bericht versendet wird.

Workflow-Routing für Genehmigungen

Eine abgeschlossene GoFormz-Übermittlung erfordert oft die Freigabe durch einen Supervisor, bevor sie als endgültig gilt, insbesondere bei Inspektions- oder Sicherheitsformularen. Ein Beam AI-Agent liest den Formularstatus und leitet es an den Genehmiger weiter, den ein Kunde für diesen Formulartyp zugewiesen hat, basierend auf Auftrag, Standort oder Formularseite. Genehmigte Formulare aktualisieren den verknüpften Datensatz automatisch und stoßen den nächsten Schritt im Workflow an, wie z. B. die Freigabe einer Zahlung oder das Schließen eines Arbeitsauftrags. Formulare, die von einem Genehmiger abgelehnt wurden oder ohne eindeutigen nächsten Genehmiger feststecken, werden an einen Supervisor zur Neuzuweisung weitergeleitet.